Законодательство Нижегородская область Ардатов Арзамас Арья Балахна Богородск Большое Мурашкино Бор Бутурлино Варнавино Вахтан Вача Ветлуга Вознесенское Володарск Ворсма Воскресенское Выездное Выкса Городец Гремячево Дальнее Константиново Дзержинск Дивеево Досчатое Желнино Заволжье Княгинино Ковернино Красные Баки Кстово Кулебаки Лукоянов Лысково Макарьево Навашино Нижегородская область Нижний Новгород Павлово Первомайск Первомайский Перевоз Пижма Пильна Пыра Саров Сатис Семёнов Сергач Смолино Сокольское Сосновское Сухобезводное Тонкино Тоншаево Урень Чкаловск Шаранга Шатки Шахунья Шиморское Законы Постановления Распоряжения Определения Решения Положения Приказы Все документы Указы Уставы Протесты Представления РАСПОРЯЖЕНИЕ Администрации г. Дзержинска от 11.06.2003 № 992 (ред. от 29.07.2003) "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ВЕДЕНИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АДМИНИСТРАЦИИ Г. ДЗЕРЖИНСКА" Официальная публикация в СМИ: В данном виде документ опубликован не был. Первоначальный текст документа также не опубликован. Информацию о публикации документов, создающих данную редакцию, см. в справке к этим документам. АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ДЗЕРЖИНСКА РАСПОРЯЖЕНИЕ от 11 июня 2003 г. № 992 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ВЕДЕНИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АДМИНИСТРАЦИИ Г. ДЗЕРЖИНСКА (в ред. распоряжения администрации г. Дзержинска от 29.07.2003 № 1431) В целях совершенствования работы с документами, повышения эффективности работы аппарата администрации: 1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую Инструкцию о ведении делопроизводства в администрации г. Дзержинска (далее - Инструкция). 2. Руководителям структурных подразделений администрации города организовать изучение указанной Инструкции работниками подразделений и обеспечить контроль за выполнением ее требований. 3. Начальнику общего отдела обеспечить методическую помощь подразделениям администрации по введению Инструкции в действие. 4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на управляющего делами администрации А.В. Мисливца. Мэр города В.М.БРИККЕР Утверждена распоряжением администрации г. Дзержинска от 11.06.2003 № 992 ИНСТРУКЦИЯ О ВЕДЕНИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ДЗЕРЖИНСКА 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Инструкция о ведении делопроизводства в администрации города Дзержинска разработана в соответствии с Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах и другими нормативно-правовыми актами. 1.2. Инструкция устанавливает порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения и использования документов. Порядок работы с секретными документами и документами с грифом "для служебного пользования" регламентируется специальными инструкциями. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству. 1.3. Ответственность за состояние делопроизводства в структурных подразделениях администрации несут руководители этих подразделений. 1.4. Руководители структурных подразделений администрации обязаны: 1.4.1. Рассматривать поступающие документы в день их получения и организовать контроль за их исполнением. 1.4.2. Направлять служебные документы только работникам, имеющим непосредственное отношение к исполнению этих документов. 1.4.3. Обеспечить контроль за качеством подготавливаемых документов, за правильностью их составления, оформления. 1.4.4. Принимать необходимые меры к сокращению служебной переписки, не допускать переписку по вопросам, которые могут быть решены путем личного общения или по телефону. Переписка между структурными подразделениями допускается только по вопросам, требующим письменного подтверждения, выполняется на бланках структурных подразделений и в виде служебных записок. 1.4.5. Работники структурных подразделений городской администрации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается руководителю подразделения и сообщается управляющему делами. 1.4.6. Не допускается опубликование в печати, докладах и публичных выступлениях документов администрации без разрешения руководителей структурных подразделений. 1.5. Ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации возлагается на секретарей, делопроизводителей, инспекторов и других специально выделенных для этого работников, назначенных приказом руководителя. Примеры (Инструкция - приложение 1). 1.6. При уходе сотрудника в отпуск, выезде в командировку, переходе на другую работу, при увольнении, в случае болезни все находящиеся у него на исполнении документы по указанию руководителя подразделения должны быть переданы другому работнику через секретаря (специалиста, инспектора, делопроизводителя). 1.7. При увольнении или переходе секретаря (делопроизводителя) все документы и дела должны быть сданы по акту вновь назначенному на эту должность работнику. 1.8. Методическое руководство и контроль за соблюдением установленного настоящей инструкцией порядка ведения делопроизводства во всех структурных подразделениях администрации осуществляет общий отдел администрации. 2. ПОДГОТОВКА, СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ 2.1. Деятельность городской администрации обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющей ее документационную базу. Мэр города (в его отсутствие - исполняющий обязанности) принимает постановления и издает распоряжения (ст. 52 Устава города Дзержинска). Решение вопросов, относящихся к деятельности всех или нескольких подчиненных организаций либо структурных подразделений городской администрации излагается в решениях коллегии городской администрации. Ход и результаты обсуждения вопросов в коллегиальных органах, на заседаниях, совещаниях фиксируются в протоколах. Руководители структурных подразделений могут издавать приказы, положения, инструкции, правила, указания. 2.2. Юридическим основанием издания организационно-распорядительной документации являются: - законы РФ, указы и распоряжения Президента, постановления и распоряжения Правительства, законы Нижегородской области, постановления и распоряжения Губернатора Нижегородской области, решения и определения суда; - осуществление исполнительской и распорядительной деятельности в целях выполнения городской администрацией возложенных на нее задач и в соответствии с ее компетенцией; - необходимость правового регулирования работы городской администрации. 2.3. Городская администрация организует и ведет в пределах своей компетенции переписку с вышестоящими и другими организациями, а также гражданами. Для передачи текста служебных документов используется телеграф, телефон, телефакс, телетайп (телеграммы, телефонограммы, факсограммы). 2.4. Служебные документы составляются и оформляются на бумаге стандартного размера форматов: А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм). Отдельные документы - таблицы, планы, ведомости, графики - можно изготовлять на листах бумаги формата А3 (297x420 мм). Бланки каждого вида изготавливаются на основе углового или продольного расположения реквизитов. Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, оформляются без бланка. В заголовочной части этих документов указывается полное наименование всех организаций, участвующих в их составлении. Подписи располагаются на одном уровне, с указанием полных наименований должностей. Индексом данных документов являются порядковые регистрационные номера всех учреждений, разделенные косой чертой. При этом первым указывается номер той организации, которая подготовила проект документа (см. приложение 2). 2.5. Устанавливаются следующие размеры полей документов, оформляемых машинописным способом: 20 мм - левое 10 мм - правое 20 мм - верхнее 20 мм - нижнее. (пункт 2.5 в ред. распоряжения администрации г. Дзержинска от 29.07.2003 № 1431) 2.6. В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания. Номера страниц печатаются в интервале 10 - 15 мм от верхней границы листа. 2.7. Текст документов печатают через 1,5 межстрочных интервала, на бумаге формата А5 допускается печатать через 1 межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способом, печатаются через 2 межстрочных интервала. Другие реквизиты документов, состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал. Реквизиты отделяются друг от друга 2 - 4 межстрочными интервалами. 2.8. При печатании документов используют шесть стандартных положений табулятора: 0 - от границы левого поля для печатания реквизитов "заголовок к тексту", "текст" (без абзацев), "отметка о наличии приложения", "фамилия исполнителя и номер его телефона", наименование должности в реквизитах "подпись" и "гриф согласования", слова "Верно", "Слушали", "Выступили", "Решили", "Постановление", "Приказываю", "Предлагаю"; 1 - после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте; 2 - после 16 печатных знаков для составления таблиц, для реквизита "индекс документа"; 3 - после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов; 4 - после 32 печатных знаков для реквизита "адресат"; 5 - после 40 печатных знаков для реквизитов "гриф утверждения" и "гриф ограничения доступа к документу". 2.9. Слова СОГЛАСОВАНО, УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО печатаются прописными буквами, без кавычек. Наименование должности, а также наименование согласовываемого или утверждаемого документа печатают через 1 межстрочный интервал строчными буквами в именительном падеже. Слова ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ и т.п. печатают прописными буквами отдельной строкой от нулевого положения табулятора без пробелов между печатными знаками. Слова "приложение", "основание" печатаются строчными буквами от нулевого положения табулятора. Наименование приложения, основания печатают через один межстрочный интервал, столбиком справа, оставляя слова "приложение", "основание" открытыми. 2.10. В подписанные или утвержденные документы вносить какие-либо изменения, исправления, добавления без разрешения лица, подписавшего или утвердившего документ, не разрешается. 2.11. Реквизиты или их части, вносимые рукописным способом, и документы, предназначенные для размножения, выполняются только чернилами или пастой темного цвета. 2.12. В документах, оформленных на двух и более страницах, реквизиты "отметка о наличии приложения", "подпись", "гриф согласования", "визы", "печать", "отметка о заверении копий", "отметка о переносе данных на машинный носитель" следует располагать на последней странице документа. 2.13. При составлении определенного документа необходимо учитывать ряд элементов (реквизитов), из которых состоит документ. Для организационно-распорядительной документации наличие и расположение реквизитов должно соответствовать установленным нормам (приложение 3). 2.13.1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть I, ст. 50210). 2.13.2. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. 2.13.3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). 2.13.4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). 2.13.5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 2.13.6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 2.13.7. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). 2.13.8. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. 2.13.9. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). (пункты 2.13.1 - 2.13.9 введены распоряжением администрации г. Дзержинска от 29.07.2003 № 1431) 2.13.10. Датой документа является дата его подписания или утверждения, дата оформляется арабскими цифрами, разделенными точками, в последовательности: число, месяц, год или год, месяц, день месяца. Например: 01.02.1995 (без точки в конце) или 1997-11-14. Словесно-цифровой способ оформления дат допускается применять в актах, служебных письмах, приказах, протоколах и других документах, в которых содержатся сведения финансового или нормативного характера. Для протокола - дата заседания (принятия решения); для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. (пункт 2.13.10 в ред. распоряжения администрации г. Дзержинска от 29.07.2003 № 1431) 2.13.11. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. 2.13.12. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. 2.13.13. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. (пункты 2.13.11 - 2.13.13 введены распоряжением администрации г. Дзержинска от 29.07.2003 № 1431) 2.13.14. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например: Минюст России Департамент информатизации и научно-технического обеспечения Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например: Генеральному директору ОАО "Северные регионы" В.А. Лагунину или АО "Электроцентромонтаж" Главному бухгалтеру В.М. Кочетову Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: Администрации районов Нижегородской области Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например: Главному редактору Издательского дома "Медиадом" Н.В. Семиной Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например: Образцову О.П. ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264 (пункт 2.13.14 в ред. распоряжения администрации г. Дзержинска от 29.07.2003 № 1431) 2.13.15. Документы, подлежащие утверждению, приобретают юридическую силу только с момента их утверждения. Утверждаются документы мэром города, заместителями, руководителями структурных подразделений городской администрации, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в документах. Утверждению подлежат следующие виды документов: - положения (об организациях, структурных подразделениях, коллегиальных органах и т.п.); - уставы организаций и учреждений; - отчеты и балансы; - структура и штатные расписания; - текущие и перспективные планы; - акты сдачи-приема (дел, приема в эксплуатацию и т.п.); - отдельные разновидности протоколов; - инструкции. Утверждение документа производится после его подписания. Документ утверждается уполномоченным должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек, прописными буквами), наименования должности, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например: УТВЕРЖДАЮ Начальник управления финансов ________ И.И. Иванов личная подпись дата При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. Если документ утверждается решением, протоколом, приказом, гриф утверждения может состоять из слов УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ (без кавычек, прописными буквами), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например: УТВЕРЖДЕНО Приказом начальника управления транспорта и связи от ________ № ______ Допускается центрирование элементов относительно самой длинной строки. (пункт 2.13.15 в ред. распоряжения администрации г. Дзержинска от 29.07.2003 № 1431) 2.13.16. В резолюции руководителя указываются фамилия, инициалы исполнителя, которому направляется документ, предписываемое действие, способ, порядок и сроки его исполнения, подпись руководителя и дата написания резолюции. Резолюцию пишут в правом верхнем углу по лицевой стороне первого листа документа. Если резолюция дается нескольким должностным лицам (подразделениям), то ответственным за исполнение документа в целом является должностное лицо (подразделение), указанное в резолюции первым. Допускается оформление резолюции на отдельном листе. 2.13.17. Все служебные документы формата А4 должны иметь заголовок к тексту независимо от их вида, содержания и назначения. Без заголовка составляются документы на бумаге формата А5, извещения, телеграммы и телефонограммы. Заголовок должен быть лаконичным, точным, с необходимой полнотой раскрывать содержание документа. Для заголовка рекомендуется использовать конструкции с предлогом "о" ("об") и отглагольным существительным, отвечающим на вопрос "о чем". Например: "Об изменении", "О выделении". Заголовок формулируется составителем документа, печатается строчными буквами через один межстрочный интервал. Объем заголовка не должен превышать 5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков. В конце заголовка точка не ставится. (пункты 2.13.16, 2.13.17 в ред. распоряжения администрации г. Дзержинска от 29.07.2003 № 1431) 2.13.18. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится гербовая печать. В администрации г. Дзержинска гербовая печать ставится только на подписи мэра и управляющего делами. Подписи заместителей мэра заверяются гербовой печатью в случаях: - если им делегированы полномочия при подписании определенных видов документов; - если заместитель мэра назначен председателем комиссии по соответствующему направлению деятельности. Гербовая печать ставится на документах, где воспроизведение оттиска гербовой печати специально предусматривается правовыми актами. Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать, - см. приложение 4. Рекомендуется располагать печать на свободном месте, ниже элемента "подпись", либо на строго определенном с пометкой "МП". (пункт 2.13.18 в ред. распоряжения администрации г. Дзержинска от 29.07.2003 № 1431) 2.13.19. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится гербовая печать. В администрации г. Дзержинска гербовая печать ставится только на подписи мэра города и управляющего делами. Подписи заместителей мэра заверяются гербовой печатью при делегировании им полномочий при подписании соответствующих документов. Гербовая печать ставится на документах, где воспроизведение оттиска гербовой печати специально предусматривается правовыми актами. Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать - см. приложение 4. Рекомендуется ставить печать на свободном месте ниже элемента "должность". (пункт 2.13.19 в ред. распоряжения администрации г. Дзержинска от 29.07.2003 № 1431) 2.13.20. При заверении копии документа ниже реквизита "подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", наименование должности сотрудника, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения. Например: Верно Заместитель начальника Личная подпись Е.И. Комаров организационного отдела При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительную надпись удостоверяют печатью. (пункт 2.13.20 в ред. распоряжения администрации г. Дзержинска от 29.07.2003 № 1431) 2.13.21. При подготовке текстов документов целесообразно использовать следующие рекомендации: - заменять сложные предложения простыми, - применять устойчивые слова и словосочетания, - использовать трафаретные тексты документов, - избегать личных оценок явлений и мотивировок принимаемых решений, - использовать только общепринятые сокращения. В распорядительных документах, составленных на принципе единоначалия, изложение должно идти от первого лица единственного числа. В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("Постановляет", "Решил"). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа. Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа. (пункт 2.13.21 в ред. распоряжения администрации г. Дзержинска от 29.07.2003 № 1431) 2.13.22. Отметка о наличии приложения, упоминаемого в тексте или поясняющего содержание документа, оформляется по форме: Приложение на ____ л. в _____ экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо АОЗТ "Партнер" от 14.06.1997 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение на 3 л. в 5 экз. в первый адрес. В приложении к распорядительному документу (постановление, распоряжение, приказ, правила, инструкции и др.) на первом листе в правом верхнем углу располагают "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например: Приложение № 2 к приказу начальника управления транспорта и связи от ________ № _______ Допускается центрирование этого выражения относительно самой длинной строки, например: Приложение к приказу начальника управления транспорта и связи от ________ № _______ (пункт 2.13.22 в ред. распоряжения администрации г. Дзержинска от 29.07.2003 № 1431) 2.13.23. Подпись - обязательный реквизит документа. Она состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и ее расшифровки. Если документ составлен на бланке городской администрации, в наименовании должности лица, подписавшего документ, название учреждения не повторяется. При подписании документов членами комиссии указываются не должности, а обязанности лиц в комиссии, подписывающих документ. Документы коллегиальных органов подписывают два лица - председатель и секретарь коллегиального органа. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. В данном случае не допускается подписывать документ с предлогом "за" или проставлением косой черты (/) перед наименованием должности. Необходимо обязательно указывать фактическую должность лица, подписывающего документ, его инициалы, фамилию (исправление можно внести чернилами). (пункт 2.13.23 в ред. распоряжения администрации г. Дзержинска от 29.07.2003 № 1431) 2.13.24. Согласование документов проводится с целью определения правильности отражения в документе решений, их соответствия действующему законодательству, учета интересов структурных подразделений или учреждений. При внешнем согласовании документа ставится "гриф согласования", состоящий из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Грифы согласования располагают ниже реквизита "подпись", от границы левого поля на последнем листе документа. Расшифровка подписи в грифе согласования, как и в грифе утверждения, должна состоять из инициалов и фамилии лица, подписывающего документ. В документах, составленных не на бланках или на бланках организаций, в которых лицо, утверждающее или согласовывающее документ, не работает, в грифе согласования и грифе утверждения приводится полное наименование должности лица, с указанием организации, в которой данное лицо работает. Например: СОГЛАСОВАНО Ректор строительной академии Личная подпись 23.04.1997 А.Г. Грязнь Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме: СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии медицинских наук от 30.10.1997 № 451 Формой внутреннего согласования проекта документа является его визирование. Виза включает в себя должность визирующего, его личную подпись, инициалы, фамилию и дату визирования. Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе. Визы руководителей заинтересованных структурных подразделений проставляются, кроме писем, на лицевой стороне последнего листа подлинника документа. Допускается проставление виз на обратной стороне последнего листа подлинника документа. Как и гриф согласования, визы располагают от нулевого положения табулятора ниже реквизита "подпись". (пункт 2.13.24 в ред. распоряжения администрации г. Дзержинска от 29.07.2003 № 1431) --> примечание. Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа. 2.13.25. Отметка об исполнителе обязательна только на исходящих документах (письмах, справках, заключениях и др.). Она состоит из фамилии исполнителя и номера его телефона. Отметка об исполнителе ставится в левом нижнем углу последнего листа документа на оборотной стороне или, если есть место, слева внизу лицевой стороны последнего листа. Например: Иванова 39-26-80 При рассылке документа в сторонние организации допускается следующее оформление реквизита: Иванова Анна Петровна 39-26-80 (пункт 2.13.25 в ред. распоряжения администрации г. Дзержинска от 29.07.2003 № 1431) 2.14. Название вида документа - обязательный реквизит, проставляется на всех документах, кроме письма. Наименование документа обуславливает особенности изложения содержания и построения текста, помогает определить назначение документа. 2.18. В резолюции руководителя указываются фамилия, инициалы исполнителя, которому направляется документ, предписываемое действие, способ, порядок и сроки его исполнения, подпись руководителя и дата написания резолюции. Резолюцию пишут в правом верхнем углу по лицевой стороне первого листа документа. Если резолюция дается нескольким должностным лицам (подразделениям), то ответственным за исполнение документа в целом является должностное лицо (подразделение), указанное в резолюции первым. Допускается оформление резолюции на отдельном листе. 2.19. Все служебные документы формата А4 должны иметь заголовок к тексту независимо от их вида, содержания и назначения. Без заголовка составляются документы на бумаге формата А5, извещения, телеграммы и телефонограммы. Заголовок должен быть лаконичным, точным, с необходимой полнотой раскрывать содержание документа. Для заголовка рекомендуется использовать конструкции с предлогом "о" ("об") и отглагольным существительным, отвечающим на вопрос "о чем". Например: "Об изменении", "О выделении". Заголовок формулируется составителем документа, печатается строчными буквами через один межстрочный интервал. Объем заголовка не должен превышать 5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков. В конце заголовка точка не ставится. 3. ПОДГОТОВКА ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ 3.1. Приказы. 3.1.1. Приказы издаются руководителями структурных подразделений городской администрации на основе и во исполнение действующих законов и решений вышестоящих органов, а также по инициативе руководства структурных подразделений по важнейшим вопросам их деятельности. 3.1.2. Приказ должен содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителей каждого действия, мероприятий, которые необходимы для исполнения приказа, и сроков исполнения. В зависимости от содержания приказы делятся на два вида: приказы по основной деятельности; приказы по личному составу. 3.1.3. Текст приказа по основной деятельности, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующую часть приказа следует начинать устойчивыми формулировками: "В соответствии...", "В целях...", "Во исполнение..." и т.д. Если приказ издается на основании документа вышестоящей организации, то указывается название вида этого документа, его номер, заголовок и дата. Иногда в констатирующей части дается краткая характеристика рассматриваемого вопроса с указанием недостатков и упущений. Констатирующую часть можно опустить, если распорядительная часть не нуждается в обосновании. Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме и начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами с отдельной строки от нулевого положения табулятора без пробелов между печатными знаками. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие. При необходимости детализации предписываемых действий текст приказа делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт распорядительной части печатается с новой строки, имеет номер, должен содержать законченную мысль и начинаться с указания исполнителя (структурное подразделение или должностное лицо в дательном падеже), затем срок исполнения и предписываемое действие, которое выражается глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, возложить, организовать, зачислить и т.д.). В последнем пункте распорядительной части указывается лицо или структурное подразделение, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Данный пункт приказа излагается следующим образом: "контроль за исполнением приказа возложить на...". 3.1.4. Приказ должен иметь заголовок, быть тщательно отредактирован и напечатан на бланке с угловым или продольным расположением реквизитов установленной формы (приложение 5). 3.1.5. Приложения к приказу печатаются на отдельных листах и должны иметь все необходимые для документа реквизиты: наименование, заголовок, подпись, дату и т.д. В приказах ссылки на приложения указываются в его тексте. Приложения к приказам содержат в верхнем правом углу первого листа отметку: Приложение № 2 к приказу начальника управления социальной защиты населения от ________ № _______ Если приложение утверждается приказом, то в верхнем правом углу первого листа приложения оформляется гриф утверждения по следующей форме: УТВЕРЖДЕНО приказом начальника управления потребительского рынка и услуг от ____________ № _________ (пункт 3.1.5 в ред. распоряжения администрации г. Дзержинска от 29.07.2003 № 1431) 3.1.6. Проект приказа до представления на подпись в обязательном порядке должен быть согласован и завизирован на первом экземпляре всеми заинтересованными должностными лицами, затем представлен юрисконсульту для проверки соответствия действующему законодательству. 3.1.7. Приказы подписывает руководитель структурного подразделения городской администрации или в случае его отсутствия заместитель. 3.1.8. Приложения к приказам подписываются начальниками отделов (или их заместителями), которые несут ответственность за точность указанных в приложениях данных. 3.1.9. Нумерация приказов ведется отдельно по основной деятельности и по личному составу и начинается ежегодно с первого января с единицы. Для приказов по личному составу дополнительно к номеру приказа через тире присоединяется буквенный индекс "л". 3.2. Инструкция. 3.2.1. Инструкция - правовой акт, создаваемый для изложения правил, регулирующих специальные стороны деятельности организации и отдельных должностных лиц. 3.2.2. В заголовке к тексту инструкции необходимо четко указывать круг вопросов или лиц, на которых распространяются требования той или иной инструкции. Наименование вида инструкции, как правило, тесно связано с заголовком, который должен раскрывать содержание инструкции. Например: Должностная инструкция ведущего специалиста общего отдела 3.2.3. Текст инструкции излагается в логической последовательности законченными разделами, имеющими самостоятельные подзаголовки, разделы могут делиться на подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы арабскими цифрами, например: разделы 1.; 2.; 3.; 4.; подразделы 1.1.; 1.2.; 1.3.; или 2.1.; 2.2.; 2.3.; пункты 1.1.1.; 1.1.2.; 1.1.3. и т.д. 3.2.4. Инструкции разрабатываются соответствующими структурными подразделениями, подписываются их руководителями и утверждаются руководителем подразделения. 3.2.5. Инструкции утверждаются, как правило, грифом утверждения на подлиннике. Например: УТВЕРЖДАЮ Управляющий делами администрации города Дзержинска подпись А.В. Мисливец 12.01.2003 3.2.6. Должностные инструкции определяют организационно-правовое положение должностных лиц и обеспечивают условия для их эффективной работы. Порядок разработки, согласования и утверждения должностных инструкций определяется отдельным постановлением администрации города Дзержинска. 3.3. Протоколы. 3.3.1. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений (постановлений) на заседаниях коллегиальных органов, собраниях, конференциях (приложение 6). 3.3.2. Заголовком протокола является название вида коллегиальной работы (совещания, заседания) или коллегиального органа. 3.3.3. Протоколы могут быть краткими (записываются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступающих, принятые решения), полными (содержат, кроме вопросов и решений, краткую запись выступления докладчиков и участников) и стенографическими (весь ход заседания записывается дословно). Протоколы ведут секретарь или секретариаты, избранные на заседании, либо должностное лицо. В тех случаях, когда заседание стенографируется, содержание выступлений в протокол не включается, стенограмма, соответствующим образом оформленная, прилагается к протоколу. 3.3.4. Текст протокола состоит из вводной и основной частей. В вводной части указываются фамилия и инициалы председателя и секретаря, после слова "присутствовали" указываются фамилии и инициалы всех присутствующих (если их число превышает 15, то к протоколу прилагается список присутствующих, а в вводной части указывается только их количество). Вводная часть заканчивается повесткой дня. 3.3.5. Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются и строятся по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова печатаются прописными буквами. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, решение (постановление) печатается полностью. Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после соответствующего протокольного решения. 3.3.6. Протоколы должны подписывать председатель и секретарь. Текст протокола должен быть кратким, ясным, точным, включать информацию, всесторонне характеризующую обсуждение вопроса. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. 3.4. Докладная записка. 3.4.1. Докладная записка - документ, адресованный руководителю структурного подразделения городской администрации, мэру города, заместителю мэра города или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. 3.4.2. Докладные записки могут быть внутренними и внешними. Внутренняя докладная записка, адресуемая руководству городской администрации, оформляется на чистом листе бумаги формата А4, имеет дату, заголовок к тексту. Если докладная записка адресована в вышестоящую организацию от имени мэра или структурного подразделения, то она подписывается руководителем и печатается на общем бланке, имеет дату, исходящий номер, заголовок к тексту. 3.4.3. Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой части (вводной) излагаются факты и приводится их анализ. Во второй - делаются выводы и предложения. 3.5. Акт. 3.5.1. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события. Акты составляются по результатам ревизий, приема-передачи дел, инвентаризации и т.д. 3.5.2. Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) или специально уполномоченным лицом. В заголовке акта следует писать название или краткое содержание актируемого факта или события. 3.5.3. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Вводная часть строится по схеме: Основание (указывается распорядительный документ). Составлен комиссией в составе: указываются председатель, члены комиссии (в алфавитном порядке), их должности, инициалы и фамилии. Присутствовали: (если при составлении акта присутствие других лиц необходимо, то указываются их должности, инициалы и фамилии). В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной работы, фиксируются установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. В конце текста с красной строки указывается количество экземпляров акта, место его нахождения или адресаты, которым они направлены. Число экземпляров акта определяется нормативными документами или практической необходимостью. Акт подписывают лица, участвовавшие в его составлении или присутствующие при составлении, при этом указывается не наименование должностей, а распределение обязанностей при составлении акта. 3.5.4. Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события. 3.6. Служебное письмо. 3.6.1. Письма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых по единому способу передачи текстов (пересылка почтой). Служебные письма имеют множество видов: сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламационные, претензионные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения. 3.6.2. Письма следует составлять, как правило, по одному вопросу, так как это значительно облегчает, убыстряет их обработку. Текст письма должен быть кратким, ясным и состоять из двух логически связанных частей, в первой части указываются факты, события, причины, послужившие основанием для написания письма, а также приводятся ссылки на документы, в которых эти факты и причины изложены. Во второй части излагаются выводы, предложения, просьбы, заключения и т.д. Простые письма содержат только вторую часть. Текст письма следует разбить на абзацы, каждый из которых должен содержать законченную мысль. 3.6.3. Служебные письма пишут, как правило, без обращения к адресату. Изложение ведется в первом и втором лице множественного числа: "Высылаем вам...", "Просим направить нам...". 3.6.4. Ответные письма должны содержать ссылку на дату и номер входящего документа. Этот реквизит воспроизводится на бланке и включает в себя дату и номер основного документа, на который дается ответ. 3.6.5. Сопроводительные письма составляются в случае отправления адресату документов, требующих дополнительного пояснения по их исполнению. В них указывается для чего направлен основной документ, что нужно делать и в какие сроки. 3.6.6. Письмо-подтверждение употребляется для сообщения, что посланные документы (письмо, телеграмма, инструкция) остаются в силе, а также для подтверждения получения документов. 3.6.7. Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуется учреждению или отдельному лицу. 3.6.8. Письмо-напоминание по содержанию приближается к телеграмме, обычно оно состоит из одного-двух предложений. 3.6.9. Извещение - документ, в котором о чем-либо извещается или что-нибудь утверждается, текст извещения начинается со слов: "Сообщаем", "Извещаем", "Доводим до Вашего сведения", "Ставим Вас в известность". Текст извещения, информирующего о предстоящем мероприятии (заседании, конференции), с предложением принять в нем участие начинается с обращения (если оно обращено к конкретному лицу) или просьбы о направлении представителя для участия в мероприятии (если оно адресовано организации). 3.6.10. Информационное письмо - разновидность извещения. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другого учреждения или заинтересованного лица о свершении факта. 3.6.11. Служебные письма подписываются: направляемые в адрес Президента, Председателя Правительства Российской Федерации - мэром города; в адрес вышестоящих органов - мэром города, заместителями мэра города; направляемые в центральные и другие организации - руководителями структурных подразделений, заместителями в пределах их компетенции. Докладные записки, справки, документы информационного и аналитического характера могут подписываться начальником отдела, если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его полномочий. 3.6.12. Письма, подготовленные для подписи мэром города, заместителем мэра города, должны быть всесторонне обоснованы и тщательно отредактированы. Копийный экземпляр исходящего документа (отпуск), остающийся в администрации, должен содержать визы должностных лиц, составивших документ, и визы лиц, с которыми документ согласовывался. 3.7. Телеграмма. 3.7.1. Переписка по телеграфу ведется только по срочным служебным вопросам. Телеграммы подписываются мэром города, его заместителями или управляющим делами. Копии телеграмм визируются исполнителями и руководителями подразделений. 3.7.2. Текст телеграммы должен быть кратким, четким, без предлогов, союзов и местоимений (прописными буквами) на одной стороне листа бумаги. Знаки препинания сокращаются следующими буквами: тчк - точка, зпт - запятая, двтч - двоеточие, квч - кавычки. Цифровые данные, если они имеют важное смысловое значение, рекомендуется печатать словами. 3.7.3. Телеграммы составляются по следующей форме: телеграфный адрес получателя, текст, знак равенства, исходящий номер, подпись; в нижней части телеграммы, под чертой, пишется адрес отправителя, должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму, дата, внизу слева - фамилия и телефон исполнителя. Телеграммы одного и того же содержания, адресованные нескольким адресатам (по списку), размножаются в необходимом количестве структурными подразделениями после подписи и регистрации первого экземпляра. 3.7.4. В проектах ответных телеграмм перед текстом указывается номер документа, на который дается ответ. Исходящий номер телеграммы помещается в конце текста. 3.7.5. Телеграммы за подписью мэра города и его заместителей передаются в общий отдел администрации: и один адрес - в двух экземплярах, нескольким адресатам - в количестве экземпляров, соответствующем числу адресатов, плюс одна. 3.7.6. После регистрации подписанный экземпляр направляется на телеграф, один экземпляр с визами составителей остается в общем отделе. 3.8. Телефонограмма. 3.8.1. Телефонограмма - это обобщенное название различных по содержанию документов, которые устно передаются по каналам телефонной связи и записываются получателем. В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов. Телефонограммы за подписью мэра, его заместителей, руководителей структурных подразделений регистрируются в соответствующих приемных секретарями в журнале "Исходящие телефонограммы". 3.8.2. Телефонограммы, адресованные мэру города, его заместителям, руководителям структурных подразделений, принимаются секретарями приемных, незамедлительно докладываются после их приема, а затем регистрируются в журнале "Входящие телефонограммы" и передаются для исполнения в соответствии с указанием руководства исполнителю под роспись. 3.8.3. В телефонограмме должны указываться название вида документа, наименование организации, дата, номер, наименование, инициалы и фамилия адресата, текст, должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего телефонограмму; должности, инициалы и фамилии передавшего и принимавшего телефонограмму, номера телефонов, по которым передается и принимается информация, время приема и передачи телефонограммы. 3.9. Автоматизация документирования. Для подготовки документов могут применяться автоматизированные технологии по различным направлениям деятельности. Порядок разработки, эксплуатации и пользования такими системами определяется стандартами в области автоматизированных информационных технологий (ГОСТ серии 28, ГОСТ серии 19). Документ, изготовленный с использованием средств электронной вычислительной техники, средств оргтехники, а также полученный средствами электронной почты, оформляется на основании единых правил, изложенных в настоящей инструкции, и используется на равных основаниях с машинописными документами. 3.10. Порядок подготовки, приема и передачи документов по факсимильной связи. 3.10.1. Факсимильная связь служит для передачи срочных документов (тексты, схемы, графические изображения). По факсимильной связи могут передаваться документы, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом, черным цветом с минимальной величиной букв 2 мм. Толщина линии изображения должна быть не менее 0,15 - 0,20 мм. 3.10.2. Для передачи по факсимильной связи принимаются следующие документы: - с четким изображением (подлинники или подписанная копия); - на белой бумаге размером не более формата А4 (210x297 мм); - в разброшюрованном виде, имеющие поля по периметру не менее 15 мм ширины. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. 3.10.3. Объем документа, передаваемого за один сеанс связи, не должен превышать 10 листов. Независимо от количества адресатов документ направляется для передачи по факсимильной связи в одном экземпляре. 3.10.4. Документ, отправляемый по факсимильной связи, оформляется следующим образом: - простым грифельным карандашом руководитель подразделения администрации, исполнившего документ, или его заместитель в правом верхнем углу документа делает отметку "ФАКС с досылкой" или "ФАКС без досылки" и ставит свою подпись (досылка документов почтой необходима в том случае, если он подлежит хранению более 1 года или по юридическим причинам необходим оригинал. Факсимильная копия изготовлена на термобумаге и через год теряет изображение; при хранении на свету или при нагревании срок хранения уменьшается). 3.10.5. После подписания документ регистрируется в журнале, делается отметка "Факс", оператор делает отметку "ПЕРЕДАНО". Адресат, получив факсограмму с отметкой "Факс без досылки", работает с ней как с обычным входящим документом. При получении факсограммы с отметкой "Факс с досылкой" адресат работает с ней как с обычным входящим документом, а по получении оригинала переносит на него входящий номер, резолюцию и другие отметки с факсограммы и прикладывает ее к оригиналу. Факсимильная копия документа имеет юридическую силу при наличии исх. N, записи "передал-принял", оформления на бланке. 3.10.6. Учет передачи и приема непосредственно у факсимильного аппарата производится оператором в журналах. 3.10.7. По каналам факсимильной связи запрещается передавать секретные сведения, тексты документов с грифом "Для служебного пользования" ("Не для печати"). 3.10.8. Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения. 3.11. Электронная почта (ЭП). 3.11.1. Передаваемые с помощью ЭП официальные сообщения и запросы обязательно имеют оригинал (прообраз) исходного документа, на который распространяются все положения настоящей Инструкции. 3.11.2. На документ, полученный по ЭП, распространяются обычные правила делопроизводства как на входящий. Принятый документ распечатывается вместе с заголовком электронного письма. Вся переписка по ЭП регистрируется в секторе информационных ресурсов администрации в специальном журнале. Для входящей почты обязательна регистрация времени. Далее полученный документ передается в соответствии с правилами организации документооборота. 3.11.3. При регистрации документа, посланного или принятого по ЭП, кроме прочего, делается пометка о способе получения (ЭП), электронный адрес отправителя и получателя, даты отправления и получения документа. 3.11.4. Документы справочно-информационного и технологического характера, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении бумажной копией не сопровождаются. Кроме того, они не подлежат обязательной распечатке и регистрации при получении. 3.11.5. Отправке по ЭП подлежат сообщения объемом до 100 килобайт с временем актуальности один-два дня. 3.11.6. Официальный документ должен иметь обязательные реквизиты в соответствии с требованиями инструкции. Документы справочно-информационного характера могут не иметь части обязательных реквизитов. 4. РЕГИСТРАЦИЯ И УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ Построение справочного аппарата. 4.1. Правила регистрации документа. 4.1.1. Основным принципом регистрации документов является его однократность (каждый документ должен регистрироваться в городской администрации один раз). Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания. 4.1.2. Регистрация документов осуществляется централизовано: - в общем отделе - входящая документация (распорядительные документы) правительственных органов, областных органов законодательной и исполнительной власти - входящая документация в адрес мэра города и первого заместителя от юридических лиц и предпринимателей - внутренняя документация (постановления, распоряжения) за подписью мэра города - в приемных - входящая документация в адрес заместителей мэра заместителей мэра - внутренняя документация (постановления, распоряжения), заверенная протокольной печатью - в приемной - входящая документация в адрес управляющего управляющего делами делами - входящая документация (судебные повестки) в адрес юридического отдела - внутренняя документация (постановления и распоряжения), заверенная протокольной печатью - исходящая документация (письма) за подписью мэра города, его заместителей, управляющего делами, ответы на заявления и письма граждан - в секторе по - Письма и заявления граждан обращениям граждан - в структурных - Входящая документация в адрес подразделениях управлений, комитетов, отделов администрации - Внутренняя документация администрации города города (постановления, распоряжения), заверенная протокольной печатью - Внутренняя документация (приказы) за подписью руководителей структурных подразделений - Исходящая документация (письма) за подписью руководителей структурных подразделений 4.1.3. Регистрации подлежат все входящие и исходящие внутренние документы, за исключением перечисленных в перечне нерегистрируемых документов (приложение 7). Такие документы направляются непосредственно по назначению. 4.1.4. В целях введения единой индексации документов каждому структурному подразделению городской администрации присваивается определенный индекс (приложение 8). Индекс служебного документа состоит из порядкового регистрационного номера и подындекса структурного подразделения. Например: 218/10 (218 - порядковый номер исходящего письма, 10 - подындекс структурного подразделения, курируемого управляющим делами). 4.1.5. Индексами распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов) являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов общим отделом или секретарями структурных подразделений. 4.2. Формы регистрации документов и порядок их заполнения. 4.2.1. Для регистрации входящих и внутренних документов применяется автоматизированная система регистрации документов "Эффект-Офис", содержащая в своем активе: - регистрационную карточку документа; - регистрационный журнал по каждому виду документа. 4.2.2. Регистрационная карточка включает в себя следующие атрибуты: - основные; - пользовательские; - приложения; - служебные. Каждый из атрибутов содержит в себе определенный набор реквизитов. 4.2.3. При автоматизированной регистрации поиск осуществляется по каждому из обязательных реквизитов или их совокупности (дата, номер, организация, вид, название и т.д.). 5. РАССМОТРЕНИЕ ПИСЕМ И ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА ГРАЖДАН 5.1. Работа с предложениями, заявлениями и жалобами граждан ведется в соответствии с действующим законодательством и Положением о работе с обращениями граждан в администрации г. Дзержинска, утвержденным распоряжением мэра города от _________ № ____. 6. ПОДГОТОВКА СОВЕЩАНИЙ 6.1. Подготовка совещаний, проводимых мэром города или его заместителями, осуществляется структурными подразделениями городской администрации. Она включает в себя: составление повестки дня или программы проведения, подготовку необходимых материалов, оповещение участников совещания (как правило, не менее чем за 10 дней), регистрацию, выдачу материалов и т.д. 6.2. Организационной отдел (по предварительной заявке) осуществляет организационно-техническое обеспечение проводимого совещания (подготовка зала, микрофонов). При необходимости общий отдел оказывает структурным подразделениям помощь в печатании и размножении материалов. Для мэра города (заместителей мэра города) структурным подразделением готовится полный комплект материалов к проводимому совещанию. 6.3. Подготовку других заседаний и совещаний, необходимых документов к ним, оформление протоколов обеспечивают соответствующие управления, комитеты, отделы. 7. ПОРЯДОК ПЕЧАТАНИЯ И РАЗМНОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 7.1. Машинописное бюро общего отдела печатает наиболее важные документы, подготовленные структурными подразделениями, за подписью мэра города и его заместителей. Другие документы печатаются в структурных подразделениях. 7.2. Документы печатаются в порядке поступления рукописей. Вне очереди печатаются документы общего отдела и отдела муниципальной службы, кадровой, мобилизационной и специальной работы, а также письма, адресованные Президенту Российской Федерации и Правительству РФ. 7.3. Рукописные материалы, сдаваемые для печатания в машинописное бюро, должны быть разборчиво написаны синими или черными чернилами (пастой), тщательно отредактированы. Рукописи, написанные неразборчиво, цветными чернилами или карандашом, для печатания не принимаются. 7.4. Передачу и получение отпечатанных материалов из машинописного бюро осуществляют работники структурных подразделений. 7.5. Изготовление единичных копий документов, как правило, производится в структурных подразделениях. Изготовленная ксерокопия юридической силы не имеет, необходимо ее заверение печатью. 7.6. Документы для размножения в копировально-множительном бюро общего отдела сдаются вместе с заявкой, подписанной должностным лицом. Заявки регистрируются в специальном журнале. Разрешение на производство работ в копировально-множительном бюро с тиражом более 40 экземпляров выдает управляющий делами, а в его отсутствие - начальник общего отдела. 7.7. Размножению подлежат только служебные документы. Снятие копий или размножение документов неслужебного характера запрещается. 7.8. Изготовление копий документов производится в очередности их сдачи в копировально-множительное бюро. Срочное изготовление документов производится с разрешения управляющего делами. 7.9. Изготовление копий документов секретного характера производится в строгом соответствии с инструкциями по работе с секретными документами. 8. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ 8.1. Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения своевременного рассмотрения и надлежащего разрешения вопросов, содержащихся в документах и письмах, поступающих в администрацию города. 8.2. Документ должен быть исполнен в течение срока, указанного в резолюции руководства. Документы, по которым срок исполнения не указан, исполняются не более чем в месячный срок, если иное не предусмотрено другими нормативно-правовыми актами. 8.3. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают значком "К", словом или штампом "Контроль". (пункт 8.3 в ред. распоряжения администрации г. Дзержинска от 29.07.2003 № 1431) 8.4. Контроль за исполнением документов в администрации города осуществляется в соответствии с Положением "Об организации контроля и проверки исполнения документов в администрации города Дзержинска". (пункт 8.4 в ред. распоряжения администрации г. Дзержинска от 29.07.2003 № 1431) 9. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ 9.1. В целях правильного формирования, быстрого поиска и учета документов составляется номенклатура дел (приложение 9). Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве администрации города в течение года, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об управлениях, комитетах и отделах, штатными расписаниями, планами и отчетами о работе, перечнем документов с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел структурного подразделения администрации города утверждается его руководителем после согласования с архивным отделом. 9.2. После утверждения номенклатуры дел подразделения администрации города получают выписки из соответствующих ее разделов для исполнения в работе. Номенклатура дел уточняется в конце каждого года и вводится в действие с 1 января следующего года. Номенклатура дел пересогласовывается с архивной службой не реже чем раз в 5 лет. В случае изменений функций или структуры управления, отдела, комитета она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению. 9.3. В номенклатуру дел должны быть включены все дела и документы, которые отражают документируемые участки работы и отдельные вопросы деятельности структурных подразделений администрации города, различные картотеки, дела и документы с грифом "для служебного пользования". Разделами номенклатуры дел служат названия отделов и подразделений, располагаемые в соответствии с утвержденным штатным расписанием. 9.4. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь определенный индекс. Индекс дела состоит из установленного в администрации города цифрового обозначения структурного подразделения, порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Например: 08-05, где 08 - обозначение структурного подразделения (управление делами), 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. 9.5. Заголовки дел, включаемых в номенклатуру дел, должны четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка", "входящая корреспонденция" и т.д.), а также вводных слов и формулировок. 9.6. В номенклатуру дел текущего года при необходимости вносятся дополнительные дела, которым присваиваются резервные порядковые номера. Номенклатура дел как учетный документ ведется в течение всего делопроизводственного года. По мере заведения каждого дела в графе номенклатуры "Количество дел" проставляется отметка о его заведении. 9.7. По окончании делопроизводственного года работник службы документации составляет итоговую запись о категории и количестве заведенных за истекший год дел. 9.8. Законченные делопроизводством документы формируются в дела. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения; помещать в дела машинограммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов. При наличии большего количества листов дело подразделяется на тома. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель. На документе проставляются: отметка "В дело N...", дата, подпись исполнителя или начальника отдела. 9.9. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. 9.10. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Лицевые счета служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и отчествам. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы администрации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам. 10. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПОСЛЕДУЮЩЕМУ ХРАНЕНИЮ И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ 10.1. Дела с момента их заведения в делопроизводстве и до сдачи в архив хранятся в рабочих комнатах в запирающихся шкафах. 10.2. Ответственность за сохранность, учет и использование документов, за соблюдение установленного порядка их уничтожения возлагается на службы документации или лиц, ответственных за ведение делопроизводства. Запрещается делать на документах надписи, пометки, вносить исправления или изменять их редакцию. 10.3. В архивный отдел администрации дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются структурными подразделениями через год после завершения их в делопроизводстве. 10.4. Подготовка документов к сдаче на государственное хранение включает проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, составление актов о выделении к уничтожению документов. 10.5. Для проведения и организации экспертизы ценности документов в структурных подразделениях создается экспертная комиссия (ЭК), которая организует свою работу в соответствии с положением. Экспертные комиссии являются совещательными органами. Их решения утверждаются руководителем структурного подразделения администрации. 10.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения", М.,1989 и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения изымаются дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы. Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архивный отдел проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшим сроком хранения. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акт о выделении дел к уничтожению. 10.7. Документы, находящиеся на хранении в архивном отделе, предоставляются во временное пользование сотрудникам подразделений для работы в соответствии с правилами, установленными Положением об архивном отделе администрации города. 11. ПОДГОТОВКА ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ 11.1. По окончании делопроизводственного года структурными подразделениями проводится работа по подготовке дел к передаче в архив. Вместе с делами в архивный отдел передаются регистрационные журналы на документы. 11.2. При подготовке дел к передаче в архивный отдел проводится комплекс работ по уточнению сведений на обложке дела, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи для постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение 10). 11.3. Дела подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона с учетом возможности чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. 11.4. Листы дела нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу черным графитным карандашом или нумератором. Листы дела, разделенного на тома, нумеруются по каждому тому отдельно. 11.5. В оформление обложек дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу вносятся следующие уточнения: - в заголовки дел с приказами, протоколами вносятся их номера; - дата начала и окончания дела; - если дело состоит из нескольких томов, то для каждого тома указывается дата (число, месяц, год) его начала и окончания; - из заверительной надписи на обложку дела выносится количество листов в деле (приложение 11). 11.6. На завершенные дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи (приложение 12). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. Описи составляются отдельно на: дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. Опись составляется через год после завершения дел в делопроизводстве в двух-трех (при наличии структурных подразделений) экземплярах. 11.7. Отбор к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, оформляется актом (приложение 13). Уничтожение включенных в акт документов и дел производится после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период времени утверждены экспертной комиссией. Начальник общего отдела Т.А.ГРУДИНОВА Приложение 1 к п. 1.5 Типовая должностная инструкция сотрудника, специалиста, ответственного за постановку делопроизводства в управлении, комитете, отделе администрации города Дзержинска (примерные рекомендации, учитываемые при разработке инструкции) 1. Общие положения. 1.1. Сотрудник, специалист, инспектор, ответственный за постановку делопроизводства (в дальнейшем именуемый специалист в управлении, комитете, отделе администрации города (в дальнейшем именуемом "подразделение администрации")) состоит в штате подразделения, подчиняется начальнику подразделения. 1.2. Специалист назначается и освобождается от занимаемой должности приказом начальника подразделения. 1.3. Основной задачей специалиста является организация делопроизводственного обслуживания работников подразделения администрации, качественное и оперативное выполнение возложенных на него обязанностей, указаний и поручений руководителя подразделения, осуществление документационного обеспечения его работы. 1.4. Специалисту может быть установлен ненормированный рабочий день. 2. Квалификационные требования. 2.1. На должность старшего инспектора назначается лицо, имеющее среднее специальное или общее среднее образование и стаж работы по ведению делопроизводства не менее 3 лет. 2.2. Специалист должен знать: 2.2.1. Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ). 2.2.2. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации, установленные соответствующим ГОСТом. 2.2.3. Основы машинописи и методы секретарской работы. 2.2.4. Структуру и функции подразделения, в котором работает. 2.2.5. Инструкцию по ведению несекретного делопроизводства в администрации города. 2.2.6. Директивные и организационно-методические указания управляющего делами по организации делопроизводства в подразделениях администрации города. 2.2.7. Правила внутреннего трудового распорядка. 2.2.8. Настоящую должностную инструкцию. 3. Обязанности. Специалист обязан: 3.1. Принимать от общего отдела всю корреспонденцию, поступающую в адрес подразделения, проводить ее своевременную регистрацию в учетном журнале и учетно-контрольных карточках с помощью программного комплекса в день поступления, передавать ее на рассмотрение начальнику подразделения. 3.2. После рассмотрения входящей корреспонденции руководителем подразделения производить в соответствии с резолюцией необходимые записи в учетном журнале или на учетно-контрольной карточке о нахождении документа. 3.3. Вести повседневный контроль за исполнением документов, поручений руководства администрации, а также предложений, заявлений и жалоб граждан, составлять сводку о неисполненных в установленные сроки указанных документов и один раз в неделю представлять ее руководителю подразделения для рассмотрения и принятия мер. 3.4. Ежедекадно проводить самопроверку наличия документов и своевременно производить записи в учетном журнале или учетно-регистрационных карточках о снятии документа с контроля, сообщать в общий отдел о выполнении контрольного задания, стоящего на учете в общем отделе, а также возвращать в общий отдел документы, подлежащие возврату. 3.5. Давать устные справки по документам в пределах служебной необходимости. 3.6. Качественно и своевременно выполнять оперативные поручения руководителя подразделения. 3.7. Печатать служебные письма и отдельные материалы по поручению руководителя подразделения. 3.8. Принимать и своевременно докладывать телефонограммы, поступившие на имя руководителя подразделения, и по его указанию передавать телефонограммы. 3.9. По указанию руководителя подразделения осуществлять оперативную связь с подразделениями администрации и городской Думы, учреждениями, организациями и предприятиями города, подразделениями администрации области, Законодательного Собрания, другими вышестоящими органами. Организовывать для работников подразделения междугородные телефонные переговоры по служебным вопросам. 3.10. Готовить исходящую документацию за подписью руководителя подразделения. Осуществлять контроль за правильностью оформления документа и приложений к нему. 3.11. Составлять в конце каждого года сводную номенклатуру дел для подразделения и представлять на утверждение руководителю подразделения. 3.12. Формировать дела и обеспечивать сохранность документов в текущем делопроизводстве. 3.13. Осуществлять подготовку документов, законченных делопроизводством, и организовывать в установленном порядке их передачу для сдачи в архив. 3.14. Организовывать в установленные дни прием руководителем подразделения граждан по личным вопросам, вести учет их устных предложений, заявлений и жалоб в журнале регистрации личного приема. 3.15. Организовывать и регулировать прием посетителей руководителем подразделения по служебным вопросам. 3.16. Осуществлять контроль за своевременным выходом на работу сотрудников подразделения и ежедневно сообщать эти данные руководителю подразделения или его заместителю. Готовить и в установленный срок представлять табель для начисления заработной платы работникам подразделения в бухгалтерию. 3.17. Содержать в порядке свое рабочее место и после окончания работы убирать все служебные документы в сейф или запирающийся шкаф. 3.18. В случае отсутствия руководителя подразделения обеспечивать порядок в его рабочем кабинете. При проведении в кабинете руководителя ремонтных работ вся документация должна быть убрана со стола и храниться в сейфе. 3.19. Своевременно оформлять получение необходимых для работы канцелярских принадлежностей, бланков, обеспечивать рабочее место руководителя всем необходимым для нормальной трудовой деятельности. 3.20. Систематически повышать свою деловую квалификацию и совершенствовать стиль и методы работы. 3.21. Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка и пожарной безопасности. 4. Права. Специалист имеет право: 4.1. Передавать по телефону работникам подразделения оперативные указания и поручения руководителя подразделения и контролировать их выполнение. 4.2. Требовать от работников подразделения соблюдения установленных правил работы с документами. 4.3. Возвращать исполнителям документы, неправильно и небрежно оформленные, не имеющие соответствующих виз. 4.4. Получать от работников подразделения сведения о ходе исполнения поручений по контрольным документам. 4.5. Выдавать в строгом соответствии с производственной необходимостью сотрудникам бланки подразделения, средства малой оргтехники, канцелярские принадлежности для выполнения возложенных на подразделение функций. 4.6. Вносить предложения руководству подразделения по вопросам улучшения организации делопроизводства и исполнения в подразделении. 5. Связи по должности. 5.1. Специалист в своей трудовой деятельности поддерживает служебные взаимоотношения непосредственно с руководством и специалистами подразделения, с работниками общего отдела, специалистами других подразделений. 5.2. Взаимоотношения специалиста с указанными должностными лицами и работниками подразделений администрации города и городской Думы регламентируются приказами и распоряжениями руководства администрации и подразделений, действующими положениями, инструкциями по ведению делопроизводства, настоящей Инструкцией. 6. Ответственность. Специалист несет ответственность за: 6.1. Невыполнение и неиспользование прав, предусмотренных действующими правовыми актами и настоящей должностной инструкцией. 6.2. Утрату и порчу документов. 6.3. Правильное и своевременное выполнение указаний и поручений руководителя подразделения, а также предписаний работников общего отдела, управляющего делами, курирующих вопросы делопроизводства. 6.4. Содержание в надлежащем порядке приемной и кабинета руководителя и находящегося в них имущества, оргтехники и аппаратуры. 6.5. Несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, пожарной безопасности. Приложение 2 к п. 2.4 Администрация города Общественный Совет по Дзержинска координации деятельности Нижегородской области профсоюзных организаций города Дзержинска Коллегия Президиум Соглашение 01.02.1995 № 25/30 Дзержинск Мэр города Председатель ОС Дзержинска (подпись) _______ (подпись) ________ Приложение 3 к п. 2.13 Состав реквизитов документов При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты: 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа. (приложение 3 в ред. распоряжения администрации г. Дзержинска от 29.07.2003 № 1431) Приложение 4 к п. 2.20 Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать 1. Акты (приема выполненных работ, приема законченных строительством объектов; оборудования, списания, экспертизы). 2. Архивная справка. 3. Бюджетные поручения. 4. Банковские поручения. 5. Гарантийные письма. 6. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, денег, на ведение дел в арбитраже и т.д.). 7. Договоры (о материальной ответственности, о поставках, подрядах, о научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и т.д.). 8. Заявки (на оборудование, на изобретение и т.д.). 9. Задания (на проектирование объектов, на капстроительство технических сооружений и т.д.). 10. Заключения, отзывы на диссертации и авторефераты, направляемые в Высшую аттестационную комиссию. 11. Исполнительные листы. 12. Квитанции для оформления взносов в кассы учреждений Госбанка. 13. Командировочные удостоверения. 14. Образцы оттиска печати и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций. 15. Платежные поручения (сводные в банк, Госбанк). 16. Платежные требования. 17. Расчетные чеки. 18. Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемые в Госбанк). 19. Сметы расходов на содержание аппарата управления. 20. Титульные списки на объекты строек. 21. Трудовые книжки. 22. Удостоверения. 23. Чековые книжки. 24. Штатные расписания. Приложение 5 к п. 3.14 Наименование организации ПРИКАЗ ___________ № ___________ О возложении обязанностей _________________________ В связи с ____________________________________________________ (основание) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ ПРИКАЗЫВАЮ: ______________________________________________________________ __________________________________________________________________ следующие изменения: 1. _______________________________________________________________ 2. _______________________________________________________________ 3. _______________________________________________________________ Руководитель учреждения подпись расшифровка подписи Визы Приложение 6 к п. 3.3.1 Наименование организации ПРОТОКОЛ _________ № __________ Заседания комиссии... Председатель - Смирнов С.С. Секретарь - Антонова М.И. Присутствовали: 30 чел. (список прилагается) ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О разработке и принципах... Доклад заведующего... 2. О... 1. СЛУШАЛИ: Соколову А.И. - текст доклада прилагается ВЫСТУПИЛИ: Иванов М.И. - краткая запись выступления Петров Н.И. - ПОСТАНОВИЛИ: 1.1. Одобрить... 1.2. .... 2. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ: Председатель подпись С.С. Смирнов Секретарь подпись М.И. Антонова Приложение 7 к п. 4.1.3 Перечень документов, не подлежащих регистрации в общем отделе городской администрации 1. Документы, адресованные департаментам, комитетам, управлениям, отделам городской администрации. 2. Письма, присланные в копии для сведения. 3. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестке дня. 4. Сводки и информации, присланные для сведения. 5. Учебные планы, программы, их копии. 6. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций. 7. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени). 8. Формы статистической отчетности. 9. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты. 10. Бухгалтерские документы. 11. Факсы и письма на иностранных языках. 12. Графики, наряды, заявки, разнарядки. Примечание. Документы, перечисленные в п. 5, 7, 8, 9, 10, 12, подлежат специальному учету в соответствующих структурных подразделениях. Приложение 8 к п. 4.1.4 Индексы, присвоенные структурным подразделениям 02 Управление финансов 03 Управление жилищно-коммунального хозяйства 04 УАГ, ГАСН, УКС 05 Управление потребительского рынка и услуг 06 Управление образования, КДН, отдел молодежи, УДДУ 07 Отдел культуры, отдел ФКиС 08 УЗО, УСЗН 09 ОГПС, ГО 10 Управление делами, хозяйственные вопросы 11 Отдел АМП 12 Отдел общественных связей, отдел организационной работы 13 Юридический отдел, правоохранительные организации 14 Сектор информационных ресурсов 15 Отдел УРиП жилья 16 УПЭП 17 УДСиБ, УТиС 18 Отдел по экологическому контролю 19 Отдел цен и тарифов 20 Отдел МСКМиСР (кадры) 22 Сектор защиты прав потребителей 23 КУМИ 24 Помощник мэра Приложение 9 к п. 9.1 Наименование организации: НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ ________ № ______________ Наименование должности руководителя организации _________________________ (место составления) подпись расшифровка подписи _______________________________________________________ Название раздела Индекс дела Заголовок дела (тома, части) Кол-во дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, частей) и N статей по перечню Примечание 1 2 3 4 5 Наименование должности руководителя подпись расшифровка подписи Дата Виза зав. ведомственным архивом (лица, ответственного за архив) СОГЛАСОВАНО Название архивного подпись расшифровка учреждения подписи Дата Итоговая запись о категориях дел, заведенных в ______ году в организации По срокам хранения Всего В том числе переходящих с отметкой "ЭПК" 1 2 3 4 постоянного временного (свыше 10 лет) временного (до 10 лет включительно) Итого: Наименование должности руководителя подпись расшифровка подписи Дата Итоговые сведения переданы в ведомственный архив Наименование должности подпись расшифровка передавшего сведения подписи Дата Приложение 10 к п. 11.2 ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № _____ В деле подшито (вложено) и пронумеровано _________________________ (цифрами и прописью) листа(ов) в том числе: литерные листы ______________________________________ пропущенные номера _______________________________________+ листов внутренней описи _________________________________________________ Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов 1 2 Наименование должности лица, подпись расшифровка составившего заверительную надпись подписи Дата Приложение 11 к п. 11.5 __________________________________________________________________ ____________________________________ ____________________________________ __________________________________________________________________ Ф. № ____________ Оп. № ___________ Д. № ____________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ __________________________________________________________________ (наименование учреждения и структурного подразделения) ДЕЛО N _________________ том № ________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ ______________________________________________________________ __________________________________________________________________ (заголовок дела) __________________________________________________________________ (дата) на _________ лист Хранить _________ Ф. № ___________ Оп. № __________ Д. № ___________ __________________________________________________________________ Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения Приложение 12 к п. 11.6 УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись расшифровка подписи (инициалы, фамилия) Дата Ф. № ___________________ Опись № ________________ дел постоянного хранения за __________ год _________________________________________________________ Название раздела структурного подразделения организации № п/п Индекс дела Заголовок дела (тома, части) Дата дела (тома, части) Кол-во листов в деле (томе, части) Примечание 1 2 3 4 5 6 В данный раздел описи внесено ____________________ дел (цифрами и прописью) с № __________ по N __________, в том числе: литерные номера: пропущенные номера: Наименование должности подпись инициалы, составителя описи фамилия Заведующий архивом подпись инициалы, (лицо, ответственное за архив) фамилия Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК архивного отдела от _______ № _______ Формат А4 (210x297 мм) Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения. Приложение 13 к п. 11.7 Наименование организации УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации АКТ __________ № ___________ Подпись расшифровка ________________________ подписи (место составления) Дата О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению На основании _____________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов __________________________________________________________________ с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № _____________ (название фонда) № п/п Заголовок дела или групповой заголовок дела Дата дела или крайние даты дел Номера описей (номенклатур) за год (годы) Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи Кол-во дел (томов, частей) Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню Приме- чание Итого _____________________ дел за _________________ годы (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за ______ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК ________________________________ (наименование архивного учреждения) (протокол от ____________ N __________) Наименование должности лица, подписи расшифровка проводившего экспертизу подписи ценности документов Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК от _______ № __________ Автор сайта - Сергей Комаров, scomm@mail.ru