АДМИНИСТРАЦИЯ
СОКОЛЬСКОГО РАЙОНА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 13 июня 2002 г. № 106
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ
ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ
(в ред. постановления
администрации Сокольского района
от 16.02.2004 № 23)
1. Утвердить
Положение об архивном отделе администрации района в новой редакции.
2. Постановление главы местного
самоуправления "Об утверждении Положения об архивном отделе"
от 26.01.2000 № 18 считать утратившим силу.
Глава местного
самоуправления
А.С.ШИЛОВ
Утверждено
постановлением
администрации Сокольского района
от 13.06.2002 № 106
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ
СОКОЛЬСКОГО
РАЙОНА НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
(в ред. постановления
администрации Сокольского района
от 16.02.2004 № 23)
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Органы местного
самоуправления Сокольского района Нижегородской области в целях
эффективной организации архивного дела в районе реализуют полномочия
по:
организации и содержанию архивного
отдела администрации;
обеспечению хранения, комплектования,
учета и использования архивных документов, образовавшихся и
образующихся в их деятельности, деятельности организаций, отнесенных
к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных
документов юридических и физических лиц, переданных на законном
основании в муниципальную собственность;
решению вопросов о передаче права
собственности на архивные фонды и архивные документы, за исключением
отнесенных к ведению Российской Федерации, совместному ведению
Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, ведению
субъектов Российской Федерации.
1.2. Для решения задач по реализации
полномочий в области архивного дела администрация образует в своем
составе архивный отдел, орган управления архивным делом на территории
Сокольского района, выполняющий также функции муниципального архива.
1.3. Отдел является самостоятельным
структурным подразделением администрации без статуса юридического
лица, пользуется печатью со своим наименованием для заверения
архивных справок, архивных выписок, архивных копий и другой служебной
документации в установленном порядке; имеет угловой штамп или бланки
со своим наименованием.
(в ред. постановления администрации
Сокольского района от 16.02.2004 № 23)
1.4. Отдел может руководить
деятельностью муниципальных архивов - юридических лиц, имеющих
самостоятельный баланс, расчетные и иные счета в банках и других
кредитных учреждениях, печать со своим наименованием и наименованием
органа местного самоуправления - учредителя, а также иные необходимые
для осуществления своей деятельности печати, штампы и бланки.
1.5. Отдел в своей деятельности
руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральными
законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и
Нижегородской области, Уставом Сокольского района, решениями главы
администрации, а также нормативно-методическими документами
Федеральной архивной службы России, комитета по делам архивов
Администрации Губернатора Нижегородской области и настоящим
Положением.
1.6. Положение об отделе утверждается
главой администрации по согласованию с комитетом по делам архивов
Администрации Губернатора Нижегородской области. В Положении
закрепляются организационно-правовой статус отдела, задачи и функции
по руководству архивным делом, полномочия по их реализации,
ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного
дела.
1.7. Штатная численность и
номенклатура должностей муниципальных служащих работников архивного
отдела устанавливаются главой администрации Сокольского района с
учетом рекомендации комитета по делам архивов Администрации
Губернатора Нижегородской области.
1.8. Финансирование и
материально-техническое обеспечение отдела осуществляется за счет
средств бюджета Сокольского района и выделяется в нем отдельной
строкой.
1.8.1. Дополнительными источниками
финансирования могут быть: целевые средства из бюджета Нижегородской
области при реализации программ развития архивного дела, включающих
мероприятия в Сокольском районе, реализации отдельных государственных
полномочий в сфере архивного дела, в т.ч. полномочий на хранение
архивных фондов и архивных документов организаций, отнесенных к
государственной собственности и расположенных на территории
Сокольского района;
внебюджетные средства, в т.ч. от
приносящей доход деятельности отдела, предусмотренной настоящим
Положением и соответствующим распоряжением главы администрации
Сокольского района;
спонсорские и иные средства,
полученные законным путем.
1.9. Номенклатура (прейскурант)
платных работ и услуг отдела утверждается главой администрации
Сокольского района на основании перечня платных работ и услуг,
разработанного комитетом по делам архивов Администрации Губернатора
Нижегородской области и утвержденного Администрацией Губернатора
Нижегородской области.
1.10. Администрация Сокольского
района обеспечивает отдел помещениями, отвечающими нормативным
требованиям безопасности и обеспечения сохранности документов; его
содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное
обслуживание и создание необходимых условий труда работников.
При передаче здания (помещения), в
котором размещен отдел, другим организациям администрация района
принимает решение о предварительном представлении равноценного или
более подходящего для размещения документов здания (помещения).
2. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ
Основными задачами и
функциями отдела являются:
2.1. Безопасность, обеспечение
сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и
длительному хранению, в т.ч.:
хранение и учет документов, принятых
в отдел, представление в установленном порядке учетных данных в
комитет по делам архивов Администрации Губернатора Нижегородской
области;
проведение мероприятий по созданию
оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической
сохранности;
подготовка, представление
администрации района и реализация предложений по обеспечению
сохранности документов, хранящихся в отделе.
2.1.1. Отдел обеспечивает хранение:
архивных фондов и архивных документов
на различных видах носителей, являющихся муниципальной
собственностью, входящих в состав архивного фонда Нижегородской
области, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного
самоуправления с момента их образования, организаций, отнесенных к
муниципальной собственности, а также находящейся в совместном ведении
Сокольского района Нижегородской области;
архивных фондов и архивных документов
на различных видах носителей, являющихся государственной
собственностью, входящих в состав архивного фонда Нижегородской
области, образовавшихся в процессе деятельности органов местного
самоуправления по реализации отдельных государственных полномочий
администрации района, которыми она наделена;
архивных фондов и архивных документов
юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных
на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного
происхождения, входящих в негосударственную часть архивного фонда
Нижегородской области;
документов на различных видах
носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих
правопреемника), действовавших на территории Сокольского района;
печатных, аудиовизуальных и других
материалов, дополняющих фонды отдела;
учетных документов, архивных
справочников, в т.ч. в электронном и цифровом формате, а также других
материалов, необходимых для осуществления его практической
деятельности.
2.1.2. Отдел по согласованию с
администрацией района может принимать на депозитарное хранение при
наличии свободных площадей и необходимых условий документы
действующих муниципальных и государственных организаций, общественных
организаций и граждан на договорных условиях.
2.1.3. Документы негосударственной
части архивного фонда Нижегородской области поступают на хранение в
отдел в порядке и на условиях договоров между собственниками
документов и отделом, действующим от имени администрации района через
получение доверенности.
2.2. Комплектование отдела
документами, имеющими историческое, научное, социальное,
экономическое, политическое или культурное значение для Сокольского
района, в т.ч.:
составление списков организаций -
источников комплектования отдела, утверждаемых администрацией
Сокольского района и согласовываемых с комитетом по делам архивов
Администрации Губернатора Нижегородской области, систематическая
работа по их уточнению;
отбор и прием документов постоянного
(долговременного) хранения в отдел;
проведение в установленном порядке
экспертизы ценности документов, хранящихся в отделе.
2.3. Организационно-методическое
руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией
документов в делопроизводстве органов местного самоуправления,
муниципальных организаций;
содействие организациям других форм
собственности в порядке реализации отдельных государственных
полномочий администрации района в сохранении, комплектовании и
использовании их архивов, включая: проведение проверок состояния
делопроизводства и ведомственного хранения документов, в т.ч. по
личному составу;
ведение в установленном порядке учета
документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и
других организациях, находящихся на территории Сокольского района;
рассмотрение и согласование положений
о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел
организаций - источников комплектования отдела и инструкций по
делопроизводству;
рассмотрение и представление в
комитет по делам архивов Администрации Губернатора Нижегородской
области поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;
рассмотрение и согласование описей
дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему
в отдел в порядке, установленном комитетом по делам архивов
Администрации Губернатора Нижегородской области;
изучение и обобщение практики работы
ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение
их положительного опыта;
оказание организационно-методической
помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам
организации и методики работы с документами;
разработка и реализация мероприятий
по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в
делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства
и унифицированных систем документации, повышению квалификации
работников архивов и делопроизводственных служб.
2.4. Информационное обеспечение
органов местного самоуправления, организация использования архивных
документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в
т.ч.:
информирование органов местного
самоуправления, иных организаций Сокольского района о составе и
содержании документов отдела по актуальной тематике, исполнение
запросов юридических и физических лиц на документную информацию, в
т.ч. на договорной основе;
организация работы пользователей
документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка
документальных выставок, материалов для средств массовой информации,
проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;
исполнение социально-правовых и иных
запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок
из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием
граждан;
создание и усовершенствование
научно-справочного аппарата к документам отдела, автоматизированных
информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных
справочников о составе и содержании документов.
2.5. Реализация отдельных
государственных полномочий администрации района в сфере архивного
дела при наделении ими органами государственной власти Нижегородской
области в установленном порядке, в т.ч. контроль за соблюдением
юридическими и физическими лицами архивного законодательства
Российской Федерации и Нижегородской области на территории
Сокольского района.
3. ПРАВА
Отделу для
выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:
3.1. Представлять орган местного
самоуправления по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.
3.2. Вносить на рассмотрение
администрации Сокольского района и комитета по делам архивов
Администрации Губернатора Нижегородской области предложения по
развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности,
комплектования и использования документов, хранящихся в отделе,
совершенствованию работы ведомственных архивов и организации
документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и
рассмотрении органом местного самоуправления вопросов архивного дела
и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных
документов.
3.3. Запрашивать и получать от
организаций - источников комплектования, независимо от их
ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и
состоянии ведомственных архивов, организации документов в
делопроизводстве.
3.4. Проверять исполнение
организациями, расположенными на территории Сокольского района,
независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности,
требований федерального и областного архивного законодательства.
3.5. Давать в пределах своей
компетенции организациям, находящимся на территории Сокольского
района, обязательные для исполнения указания по вопросам работы
ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
3.6. Принимать участие в совещаниях,
семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией района
и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных
комиссий организаций.
3.7. Иметь своего представителя в
составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении
вопросов сохранности документов.
3.8. Ставить перед органами местного
самоуправления, государственной власти вопросы о привлечении к
ответственности за нарушение архивного законодательства должностных
лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных
организациях, а также физических лиц.
3.9. Осуществлять в установленном
порядке отдельные виды приносящей доход деятельности, заключать
договоры и производить расчеты с организациями за выполнение
договорных работ и платных услуг при наличии доверенности от
администрации района.
3.10. Взаимодействовать в своей
деятельности с органами местного самоуправления, организациями
Сокольского района, комитетом по делам архивов Администрации
Губернатора Нижегородской области, региональным отделением
Российского общества историков-архивистов, другими общественными
организациями, создавать на общественных началах совет, утверждаемый
администрацией района, для рассмотрения организационно-методических и
практических вопросов архивного дела.
4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ
4.1. Отдел
возглавляет заведующий (начальник). Заведующий (начальник) и
специалисты отдела являются муниципальными служащими и входят в
Реестр муниципальных должностей.
Заведующий отделом назначается и
освобождается главой администрации. Это решение согласовывается с
председателем комитета по делам архивов Администрации Губернатора
Нижегородской области.
При смене заведующего отделом
прием-передача дел проводится специально созданной комиссией,
включающей представителей администрации Сокольского района, а также
комитета по делам архивов Администрации Губернатора Нижегородской
области. Акт приема-передачи утверждается администрацией района и
представляется в комитет по делам архивов Администрации Губернатора
Нижегородской области.
4.2. Заведующий отделом:
4.2.1. Организует деятельность отдела
и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на
отдел задач и функций.
4.2.2. Отчитывается о работе отдела и
состоянии архивного дела в Сокольском районе перед администрацией
района и комитетом по делам архивов Администрации Губернатора
Нижегородской области.
4.3. Деятельность отдела организуется
в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе
Федеральной архивной службы России, на основе целевых программ планов
работы, утверждаемых администрацией, и с учетом рекомендаций комитета
по делам архивов Администрации Губернатора Нижегородской области.
4.4. Реорганизация или ликвидация
отдела осуществляется главой администрации Сокольского района в
установленном порядке.
Архивные фонды и архивные документы
при реорганизации отдела передаются учреждению-правопреемнику. При
его ликвидации или отсутствии правопреемника документы передаются на
постоянное хранение в один из государственных архивов Нижегородской
области в установленном порядке.
