АДМИНИСТРАЦИЯ
ЧКАЛОВСКОГО РАЙОНА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 28 мая 2002 г. № 317
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ
ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ
АДМИНИСТРАЦИИ ЧКАЛОВСКОГО РАЙОНА
В целях исполнения
архивным отделом действующего законодательства, активизации развития
архивного дела в муниципальных образованиях и в соответствии с
решением коллегии Росархива от 26.09.2001 "О примерном Положении
об архивном отделе органа местного самоуправления", а также
методического письма комитета по делам архивов Администрации
Нижегородской области "О внедрении примерного Положения об
архивном отделе органа местного самоуправления" от 17.02.2002 N
309/01-58:
1. Утвердить Положение об архивном
отделе администрации района (прилагается).
2. Отменить Положение об архивном
отделе от 02.04.1999 как утратившее силу.
Глава администрации
района
В.М.ГРУШИН
Приложение
к распоряжению
администрации Чкаловского района
от 28.05.2002 № 317
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ
ЧКАЛОВСКОГО
РАЙОНА НИЖЕГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Администрация
Чкаловского района в целях эффективной организации архивного дела в
районе реализует полномочия по:
- организации и содержанию архивного
отдела администрации района;
- обеспечению хранения,
комплектования, учета и использования архивных документов,
образовавшихся и образующихся в деятельности администрации
Чкаловского района, деятельности организаций, отнесенных к
муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных
документов юридических и физических лиц, переданных на законном
основании в муниципальную собственность;
- решению вопросов о передаче права
собственности на архивные фонды и архивные документы, за исключением
отнесенных к ведению Российской Федерации, совместному ведению
Российской Федерации и Нижегородской области.
1.2. Для решения задач по реализации
полномочий в области архивного дела администрация района образует в
своем составе архивный отдел администрации района, выполняющий также
функции муниципального архива.
1.3. Отдел является самостоятельным
структурным подразделением администрации района без статуса
юридического лица, пользуется печатью администрации в установленном
порядке; имеет угловой штамп или бланки со своим наименованием.
1.4. Архивный отдел руководит
деятельностью муниципальных архивов - юридических лиц, имеющих
самостоятельный баланс, расчетные и иные счета в банках и других
кредитных учреждениях, печать со своим наименованием и наименованием
администрации района - учредителя, а также иные необходимые для
осуществления своей деятельности печати, штампы или бланки.
1.5. Архивный отдел в своей
деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации,
федеральными законами и иными нормативными правовыми актами
Российской Федерации и Нижегородской области, Уставом администрации
района, решениями главы администрации района, а также
нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы
России, комитета по делам архивов Нижегородской области Российской
Федерации и настоящим Положением.
1.6. Положение об архивном отделе
утверждается постановлением главы администрации района по
согласованию с комитетом по делам архивов Нижегородской области
Российской Федерации. В Положении закрепляются
организационно-правовой статус архивного отдела, задачи и функции по
руководству архивным отделом, полномочия по их реализации,
ответственность за состояние, развитие, совершенствование архивного
дела.
1.7. Штатная численность и
номенклатура должностей муниципальных служащих - работников архивного
отдела устанавливаются главой администрации района.
1.8. Финансирование и
материально-техническое обеспечение архивного отдела осуществляется
за счет средств администрации района и выделяется в нем отдельной
строкой.
1.8.1. Дополнительными источниками
финансирования могут быть:
- целевые средства из бюджета
Нижегородской области Российской Федерации (при реализации программ
развития архивного дела, включающих мероприятия в администрации
района, реализации отдельных государственных полномочий в сфере
архивного дела администрации, в т.ч. полномочий на хранение архивных
фондов и архивных документов организаций, отнесенных к
государственной собственности и расположенных на территории
Чкаловского района;
- внебюджетные средства, в т.ч. от
приносящей доход деятельности архивного отдела, предусмотренной его
учредительными документами;
- спонсорские и иные средства,
полученные законным путем.
1.9. Номенклатура (прейскурант)
платных услуг и работ архивного отдела утверждается администрацией
района на основании перечня платных работ и услуг, разработанного
комитетом по делам архивов Нижегородской области Российской Федерации
и утвержденного органом государственной власти Нижегородской области
Российской Федерации.
1.10. Администрация района
обеспечивает архивный отдел помещениями, отвечающими нормативным
требованиям безопасности и обеспечения сохранности документов; его
содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное
обслуживание и создание необходимых условий труда работников отдела.
При передаче здания (помещения), в
котором размещен архивный отдел, другим организациям администрация
района принимает решение о предварительном предоставлении
равноценного или более подходящего для размещения документов здания
(помещения).
2. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ
Основными задачами и
функциями архивного отдела являются:
2.1. Безопасность обеспечения
сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и
длительному хранению, в т.ч.:
- хранение и учет документов,
принятых в архивный отдел; представление в установленном порядке
учетных данных в комитет по делам архивов Нижегородской области
Российской Федерации;
- проведение мероприятий по созданию
оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической
сохранности;
- подготовка, представление
администрации района и реализация предложений по обеспечению
сохранности документов, хранящихся в архивном отделе.
2.1.1. Архивный отдел обеспечивает
хранение:
- архивных фондов и архивных
документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной
собственностью, входящих в состав Архивного фонда комитета по делам
архивов Нижегородской области Российской Федерации, в т.ч.
образовавшихся в деятельности администрации района с момента их
образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной
собственности, а также находящихся в совместном ведении администрации
района и Нижегородской области Российской Федерации;
- архивных фондов и архивных
документов на различных видах носителей, являющихся государственной
собственностью, входящих в состав Архивного фонда комитета по делам
архивов Нижегородской области Российской Федерации, образовавшихся в
процессе деятельности администрации района по реализации отдельных
государственных полномочий администрации района, которыми она
наделена;
- архивных фондов и архивных
документов юридических и физических лиц на различных видах носителей,
переданных на законном основании в муниципальную собственность, в
т.ч. личного происхождения, входящих в негосударственную часть
Архивного фонда Нижегородской области Российской Федерации;
- документов на различных видах
носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих
правопреемника), действовавших на территории Чкаловского района;
- печатных, аудиовизуальных и других
материалов, дополняющих фонды архивного отдела;
- учетных документов, архивных
справочников, в том числе в электронном и цифровом формате, а также
других материалов, необходимых для осуществления его практической
деятельности.
2.1.2. Отдел по согласованию с
администрацией района может принимать на депозитарное хранение при
наличии свободных площадей и необходимых условий документы
действующих муниципальных и государственных организаций, общественных
организаций и граждан на договорных условиях.
2.1.3. Документы негосударственной
части Архивного фонда Нижегородской области Российской Федерации
поступают в архивный отдел на хранение в порядке и на условиях
договоров между собственниками документов и архивным отделом,
действующим от имени администрации района при наличии доверенности.
Однако остается в силе и вариант
договора, подготовленного архивным отделом совместно с другой
стороной договора и подписанного, кроме руководителя сторонней
организации, непосредственно главой администрации района или другим
уполномоченным лицом из числа должностных лиц администрации.
2.2. Комплектование архивного отдела
документами, имеющими историческое, научное, социальное,
экономическое, политическое или культурное значение для администрации
района, в том числе:
- составление списков организаций -
источников комплектования архивного отдела, утверждаемых
администрацией района и согласовываемых с комитетом по делам архивов
Нижегородской области Российской Федерации; систематическая работа по
их уточнению;
- отбор и прием документов
постоянного (долговременного) хранения в архивный отдел;
- проведение в установленном порядке
экспертизы ценности документов, хранящихся в архивном отделе.
2.3. Организационно-методическое
руководство деятельностью ведомственных архивов и организаций
документов в делопроизводстве администрации района, муниципальных
организаций; содействие организациям других форм собственности в
порядке реализации отдельных государственных полномочий администрации
в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:
- проведение проверок состояния
делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по
личному составу;
- ведение в установленном порядке
учета документов, хранящихся в организациях - источниках
комплектования и других организациях, находящихся на территории
Чкаловского района;
- рассмотрение и согласование
положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур
дел организаций - источников комплектования архивного отдела и
инструкций по делопроизводству;
- рассмотрение и представление в
комитет по делам архивов Нижегородской области Российской Федерации
поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;
- рассмотрение и согласование описей
дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему
в архивный отдел в порядке, установленном комитетом по делам архивов
Нижегородской области Российской Федерации;
- изучение и обобщение практики
работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб,
распространение их положительного опыта;
- оказание
организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров,
консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
- разработка и реализация мероприятий
по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в
делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства
и унифицированных систем документации; повышению квалификации
работников архивов и делопроизводственных служб.
2.4. Информационное обеспечение
администрации района, организация использования архивных документов,
удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:
- информирование администрации
района, иных организаций Чкаловского района о составе и содержании
документов архивного отдела по актуальной тематике, исполнение
запросов юридических и физических лиц на документную информацию, в
т.ч. на договорной основе;
- организация работы пользователей
документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка
документальных выставок, материалов для средств массовой информации,
проведение встреч с общественностью и публикаторская деятельность;
- исполнение социально-правовых и
иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и
выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб,
прием граждан;
- создание и совершенствование
научно-справочного аппарата к документам архивного отдела,
автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз
данных, архивных справочников о составе и содержании документов.
2.5. Реализация отдельных
государственных полномочий администрации района в сфере архивного
дела при наделении ими органов государственной власти Нижегородской
области Российской Федерации в установленном порядке, в т.ч. контроль
за соблюдением юридическими и физическими лицами архивного
законодательства Российской Федерации.
3. ПРАВА
Отделу для
выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:
3.1. Представлять администрацию
Чкаловского района по всем вопросам, входящим в компетенцию архивного
отдела.
3.2. Вносить на рассмотрение
администрации Чкаловского района и комитета по делам архивов
Нижегородской области Российской Федерации предложения по развитию
архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и
использования документов, хранящихся в архивном отделе,
совершенствованию работы ведомственных архивов и организации
документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и
рассмотрении администрацией Чкаловского района вопросов архивного
дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных
документов.
3.3. Запрашивать и получать от
организаций - источников комплектования независимо от их
ведомственной подчиненности необходимые сведения о работе и состоянии
ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.
3.4. Проверять исполнение
организациями, расположенными на территории Чкаловского района,
независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности
требований федерального и регионального архивного законодательства
(Нижегородской области и Российской Федерации).
3.5. Давать в пределах своей
компетенции организациям, находящимся на территории Чкаловского
района, обязательные для исполнения указания по вопросам работы
ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
3.6. Принимать участие в совещаниях,
семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией района
и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных
комиссий организаций.
3.7. Иметь своего представителя в
составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении
вопросов сохранности документов.
3.8. Ставить перед администрацией
района, государственной власти вопросы о привлечении к
ответственности за нарушение архивного законодательства должностных
лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных
организациях, а также физических лиц.
3.9. Осуществлять в установленном
порядке отдельные виды при носящей доход деятельности, заключать
договоры и производить расчеты с организациями за выполнение
договорных работ и платных услуг при наличии доверенности от
администрации района.
3.10. Взаимодействовать в своей
деятельности с администрацией района, организациями Чкаловского
района, комитетом по делам архивов Нижегородской области Российской
Федерации, Нижегородским отделением Российского общества
историков-архивистов, другими общественными организациями; создавать
на общественных началах совет, утверждаемый администрацией района для
рассмотрения организационно-методических и практических вопросов
архивного дела.
4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ
4.1. Отдел
возглавляет руководитель. Руководитель и специалисты отдела являются
муниципальными служащими и входят в реестр муниципальных должностей.
Руководитель архивного отдела назначается и освобождается главой
администрации района по согласованию с председателем комитета по
архивным делам Нижегородской области Российской Федерации.
При смене руководителя архивного
отдела прием-передача дел производится специально созданной
комиссией, включающей представителей администрации района, а также
комитета по делам архивов Нижегородской области Российской Федерации.
Акт приема-передачи утверждается администрацией района и
представляется в комитет по делам архивов Нижегородской области
Российской Федерации.
4.2. Руководитель архивного отдела:
4.2.1. Организует деятельность
архивного отдела и несет персональную ответственность за выполнение
возложенных на архивный отдел задач и функций.
4.2.2. Отчитывается о работе
архивного отдела и состоянии архивного дела в администрации района
перед администрацией и в установленном порядке - перед комитетом по
делам архивов Нижегородской области Российской Федерации.
4.3. Деятельность отдела организуется
в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе
Федеральной архивной службы России, на основе целевых программ,
планов работы, утверждаемых администрацией района с учетом
рекомендаций комитета по делам архивов Нижегородской области
Российской Федерации.
4.4. Реорганизация или ликвидация
архивного отдела осуществляется главой администрации Чкаловского
района в установленном порядке.
Архивные фонды и архивные документы
при реорганизации архивного отдела передаются
учреждению-правопреемнику.
При его ликвидации или отсутствии
правопреемника документы передаются на постоянное хранение в один из
государственных архивов Нижегородской области Российской Федерации в
установленном порядке.
