АДМИНИСТРАЦИЯ
КУЛЕБАКСКОГО РАЙОНА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 3 апреля 2007 г. № 375
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ
ПОЛОЖЕНИЯ "ПОРЯДОК ЗАКЛЮЧЕНИЯ ДОГОВОРОВ"
С целью эффективного
и четкого взаимодействия персонала всех уровней, для обеспечения
надлежащего контроля за процессом подготовки, согласования,
заключения и исполнения договоров, руководствуясь ст. 33 Устава
Кулебакского муниципального района, постановляю:
1. Прилагаемое положение "Порядок
заключения договоров" (далее - Положение) утвердить и ввести в
действие.
2. Всем структурным подразделениям и
должностным лицам администрации Кулебакского района при осуществлении
договорной работы руководствоваться утвержденным Положением.
3. Руководителям структурных
подразделений, непосредственно участвующих в заключении, оформлении,
исполнении, изменении и хранении договоров:
- определить ответственных за
отдельные направления реализации деятельности по заключению договоров
(внести необходимые обязанности и ответственность в должностные
инструкции подчиненных сотрудников) и представить мне на утверждение
в течение 10 дней с момента подписания настоящего постановления;
- провести в своих подразделениях
обучение персонала по утвержденному Положению.
4. Начальнику отдела организации и
контроля З.А. Лушиной размножить по заявке юридического отдела
необходимое количество экземпляров и обеспечить данным Положением все
структурные подразделения администрации, непосредственно участвующие
в заключении, оформлении, исполнении, изменении и хранении договоров.
5. Контроль за выполнением настоящего
постановления возложить на начальника юридического отдела А.В.
Борисову.
Глава местного
самоуправления
Н.М.РЯБЫКИН
Утверждено
постановлением
администрации Кулебакского района
от 03.04.2007 № 375
ПОЛОЖЕНИЕ
"ПОРЯДОК ЗАКЛЮЧЕНИЯ
ДОГОВОРОВ"
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящее
Положение устанавливает порядок заключения, изменения и расторжения
договоров (далее - договоры); форму и сроки оформления договоров, а
также иные положения регулирования договорной работы в соответствии с
действующим законодательством РФ.
Порядок заключения, изменения,
расторжения, оформления и хранения муниципальных контрактов настоящим
Положением не регулируется; для данной категории договоров установлен
особый порядок заключения, изменения, расторжения и оформления,
установленный действующим законодательством РФ и Нижегородской
области.
1.2. Основными целями настоящего
Положения являются:
- обеспечение защиты интересов
администрации Кулебакского района (далее - Администрация) при
заключении, изменении и расторжении договоров;
- обеспечение контроля за
осуществлением прав и выполнением обязательств, возникших по
заключенным договорам;
- введение единого порядка процедуры
заключения для всех договоров Администрации, а также осуществление
централизованного учета и хранения заключаемых договоров.
1.3. Настоящее Положение
распространяется на должностных лиц Администрации, на всех
сотрудников структурных подразделений, участвующих в этом процессе, и
обязательно ими для выполнения.
2. ОБЩИЙ ПОРЯДОК
ЗАКЛЮЧЕНИЯ ДОГОВОРОВ
2.1. Заключение
договора состоит в том, что одна из сторон направляет другой свое
предложение о заключении договора (оферту), а другая сторона, получив
оферту, принимает предложение заключить договор.
2.2. Экспертиза договоров, то есть
исследование условий этих договоров визирующим лицом с целью их
оценки на соответствие действующему законодательству, осуществляется
структурными подразделениями Администрации, в порядке, определяемом
настоящим Положением. При наличии замечаний к договору лицо,
проводящее экспертизу, обязано сделать об этом отметку рядом со своей
визой. Наличие замечаний не может служить основанием для отказа в
проведении экспертизы или согласовании другими подразделениями
Администрации.
2.3. Устранение замечаний
осуществляется в форме составления протокола разногласий либо
протокола согласования разногласий, а также в форме составления
нового проекта договора.
2.4. Договор, подлежащий заключению,
в первую очередь обязательно визируется руководителем структурного
подразделения-исполнителя, который своей визой подтверждает
целесообразность и необходимость заключения договора с учетом всех
его условий.
2.5. Подразделение-исполнитель
обязано запросить у организации-контрагента по договору следующие
документы, заверенные нотариально либо самим контрагентом, с
приложением печати и расшифровкой подписи и должности лица,
заверившего копию:
- учредительные документы либо
выписки из них;
- свидетельство о государственной
регистрации;
- свидетельство о постановке на
налоговый учет;
- свидетельство о внесении сведений о
контрагенте в ЕГРЮЛ;
- доверенность на лицо, подписавшее
договор;
- лицензии, иные разрешения на
осуществление деятельности, и др. документы.
Данное требование не распространяется
на договоры, заключаемые между Администрацией и юридическими лицами,
учредителем которых является Администрация.
2.6. Проект договора подлежит
согласованию:
- заместителями главы местного
самоуправления (виза обязательна на всех договорах в соответствии с
их направлением);
- начальником финансового управления
(виза обязательна в случае, если при заключении договора подлежат
расходованию бюджетные средства);
- начальником отдела бухгалтерского
учета и отчетности (виза обязательна в случае заключения договора по
расходам в пределах сметы на содержание Администрации);
- начальником отдела архитектуры и
градостроительства, главным архитектором (виза обязательна на всех
договорах, регулирующих вопросы застройки и градостроительной
деятельности);
- начальником отдела капитального
строительства и ЖКХ (виза обязательна на всех договорах, связанных со
строительством, реконструкцией, проектированием, и вопросам ЖКХ);
- начальником юридического отдела
(виза обязательна на всех договорах).
При заключении каждого конкретного
договора состав согласующих проект договора лиц может меняться в
зависимости от вида, типа договора и его принадлежности к
определенной сфере.
Подразделение-исполнитель может
согласовать состав визирующих лиц по конкретному договору с
начальником юридического отдела.
2.6.1. Подразделение-исполнитель
после согласования со всеми заинтересованными подразделениями и
службами Администрации направляет проект договора на подписание
соответствующему должностному лицу Администрации: главе местного
самоуправления либо его заместителям и иным лицам в соответствии с
выданными доверенностями.
2.7. После подписания осуществляется
оформление договора. Все экземпляры договора, а также приложения к
договору подразделением-исполнителем должны быть прошиты ниткой в
центре левого поля договора и приложений, а концы нитей закреплены
под клеевую аппликацию на оборотной стороне последнего листа
сшиваемых документов. Расшитие договоров не допускается.
2.8. После оформления проект договора
передается на регистрацию в юридический отдел. На каждом экземпляре
договора сотрудник юридического отдела, ответственный за регистрацию
договоров, ставит штамп на клеевую аппликацию договора с указанием
количества прошитых листов, даты и подписи ответственного лица
юридического отдела и только затем на проекте договора отделом
организации и контроля ставится печать.
2.9. Всю подготовку и оформление
договоров осуществляют структурные подразделения Администрации (от
которых исходит инициатива о заключении договора), которые должны
вести строгий учет имеющихся у них договоров и хранение копий
договорной документации, а также копий документации, указанной в
пункте 2.5 настоящего Положения.
При оформлении договоров юридический
отдел оказывает всем подразделениям-исполнителям юридическую помощь:
проверяет законность и правомерность условий в представленных
проектах договоров, оказывает методическую помощь в формулировании
условий договоров, составлении протоколов разногласий, протоколов
согласования, дает консультации по всем правовым вопросам и пр.
2.10. Договоры и договорная
корреспонденция направляются контрагентам заказной почтой с
сопроводительным письмом или вручаются под личную подпись с указанием
даты получения, ФИО, места работы и должности лица, их получившего.
Отдел организации и контроля Администрации и руководители структурных
подразделений, ответственных за заключение договора, несут
ответственность за рассылку контрагентам договоров, не прошедших
соответствующую регистрацию.
2.11. После заключения договора
подразделение-исполнитель в течение двух дней размножает текст
договора с приложениями и направляет их всем заинтересованным службам
и подразделениям.
2.12. Подписанные обеими сторонами
договор, протокол разногласий к нему, письма об урегулировании
разногласий, изменении, дополнении условий договора, а также письма
на пролонгацию в надлежащим образом оформленном виде должны быть
подразделением-исполнителем переданы в оригиналах на хранение в
юридический отдел в течение 5 дней с момента заключения договора либо
получения оригиналов указанных документов от контрагента по договору.
2.12.1. Требования, установленные п.
2.8, 2.12, 3.2.5 - 3.2.6, 3.3.4 - 3.3.5, 3.3.7 не распространяются:
- на договоры аренды, купли-продажи,
оперативного управления, хозяйственного ведения, безвозмездного
пользования муниципального имущества и земельных участков,
находящихся в муниципальной собственности, а также иные договоры,
инициатива заключения которых принадлежит КУМИ (договоры о внесении
задатка для участия в аукционе по продаже муниципального имущества,
договоры на проведение технической инвентаризации, оценки
муниципального имущества и прочие). Регистрацию и хранение, указанных
в настоящем подпункте договоров, осуществляет КУМИ;
- на договоры, проходящие по линии
бюро по защите государственной тайны и мобилизационной работе;
регистрация и хранение таких договоров осуществляются самим бюро.
2.13. Подразделение-исполнитель по
мере необходимости вносит изменения, дополнения в заключенные
договоры, в той же форме и порядке, что установлены и для заключения
договора, а также своевременно оформляет акты о выполнении договорных
обязательств (например, акты приема-передачи имущества по договору
купли-продажи, акты сдачи-приемки работ по договору подряда и т.п.).
2.14. Не допускается поставка
продукции, осуществление разного рода закупок, выполнение работ и
оказание услуг без договоров. Не допускается проведение оплаты и
отчуждение имущества по не пролонгированным, потерявшим юридическую
силу договорам либо за их отсутствием.
3. ПОРЯДОК ЗАКЛЮЧЕНИЯ
ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОГОВОРОВ
3.1. Все договоры в
Администрации подразделяются на два вида:
- договоры, поступающие в
Администрацию с предложениями другой стороны о заключении сделки
(входящие договоры);
- договоры, исходящие от
Администрации, в которых инициатором заключения сделки является сама
Администрация (исходящие договоры).
3.2. Договоры, поступающие в
Администрацию (входящие договоры):
3.2.1. Регистрируются в отделе
организации и контроля, на них ставится входящий номер и дата
поступления. После регистрации договор немедленно (в день
регистрации) направляется в конкретное структурное подразделение по
принадлежности.
Подразделение-исполнитель, получившее
проект договора, рассматривает его условия, анализирует их и
направляет проект договора для согласования всем заинтересованным
службам и подразделениям Администрации.
3.2.2. Все участвующие в согласовании
условий договора руководители и специалисты Администрации обязаны
рассматривать представленные на согласование проекты договоров в
течение не более чем одного дня с даты получения.
3.2.3. При наличии замечаний к
договору подразделение-исполнитель составляет к нему протокол
разногласий. При этом в договоре делается пометка "с протоколом
разногласий". Договор с протоколом разногласий направляется на
повторное согласование специалистам и руководителям Администрации в
том же порядке и в те же сроки.
3.2.4. После получения необходимых
виз подразделение-исполнитель передает его на подпись главе местного
самоуправления либо иному надлежащим образом уполномоченному лицу.
3.2.5. Подписанный договор
регистрируется в юридическом отделе, где ему присваивается номер;
если в поступившем договоре уже есть регистрационный номер, то
регистрационный номер Администрации ставится к нему через двойную
дробь. Юридический отдел осуществляет регистрацию договоров в журнале
"Входящие договоры" по установленной форме (приложение 1).
3.2.6. Заключенный договор
подразделение-исполнитель отправляет со всеми необходимыми
приложениями контрагенту. Второй подлинный экземпляр заключенного
договора подразделение-исполнитель в течение двух дней размножает и
направляет всем заинтересованным службам и подразделениям
(направление копий всех договоров в финансовое управление
обязательно), а подлинник договора и все сопроводительные документы
сдает на хранение в юридический отдел.
3.2.7. Договор должен быть оформлен и
отправлен контрагенту подразделением-исполнителем не позднее 15
(пятнадцати) дней с момента его получения.
3.3. Договоры, исходящие от
Администрации (исходящие договоры):
3.3.1. Если Администрация является
инициатором заключения сделки, то структурное подразделение,
заинтересованное в ее заключении (подразделение-исполнитель)
составляет проект договора. При необходимости юридический отдел
оказывает методическую помощь в разработке отдельных положений
договоров. За сроки составления и качество проекта договора несет
ответственность руководитель подразделения-исполнителя.
3.3.2. Подразделение-исполнитель в
течение 3 (трех) рабочих дней составляет текст проекта договора,
обязательно предусматривая все его существенные условия и визирует
его своим руководителем. После этого проект договора передается на
рассмотрение и согласование всем заинтересованным должностным лицам и
подразделениям, которые обязаны его рассмотреть течение одного дня с
момента получения.
3.3.3. После согласования договор
передается подразделением-исполнителем на подпись главе местного
самоуправления либо по назначению должностным лицам, уполномоченным
на подписание договоров по своим направлениям деятельности, согласно
выданным доверенностям.
3.3.4. Подписанный договор
регистрируется в юридическом отделе, где ему присваивается номер.
Юридический отдел производит регистрацию исходящих договоров в
отдельном журнале "Исходящие договоры" по установленной
форме (приложение 2).
Журнал "Исходящие договоры"
имеет несколько подвидов: журналы "Договоры социального найма",
"Договоры приватизации жилья" и другие.
3.3.5. Отдел организации и контроля
ставит печать на договоре только при наличии всех виз, подписи
уполномоченного лица и штампа регистрации юридического отдела.
3.3.6. Оформленный проект договора
после регистрации подразделение-исполнитель в двух экземплярах с
сопроводительным письмом немедленно направляет контрагенту заказной
корреспонденцией под отдельную квитанцию. Подразделение-исполнитель
контролирует возвращение оформленных от контрагентов договоров. Копия
согласованного проекта договора остается в материалах
подразделения-исполнителя для контроля.
3.3.7. Получив от контрагента
оформленный договор без замечаний и разногласий,
подразделение-исполнитель в течение 2 (двух) дней размножает его, а
затем передает копии заключенного договора всем заинтересованным
службам и подразделениям. Надлежащим образом оформленный подлинник
сдает на хранение в юридический отдел.
3.3.8. Если договор возвращен не
заключенным (с протоколом разногласий), подразделение-исполнитель
рассматривает полученные предложения и в случае согласия с ними
оформляет протокол разногласий или протокол согласования. В этом
случае договор передается для исполнения всем службам и считается
заключенным только после урегулирования спорных вопросов по
существенным условиям договора.
4. УЧЕТ ДОГОВОРОВ И
ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ КОНТРОЛЯ ЗА ИХ ВЫПОЛНЕНИЕМ
4.1. Контроль и учет
за соблюдением условий договора, сроков их действия на уровне
Администрации осуществляют должностные лица Администрации согласно их
должностным обязанностям, а на уровне конкретного структурного
подразделения - ответственные лица подразделения-исполнителя в
соответствии с должностными обязанностями, которые отражены в их
должностных инструкциях, положениях о структурных подразделениях.
4.1.1. Подразделение-исполнитель
ведет журнал учета договоров по установленной форме (приложение 3), с
которыми оно работает. В случае выявления фактов неисполнения либо
ненадлежащего исполнения контрагентами договорных обязательств
исполнитель немедленно представляет материалы в юридический отдел для
принятия к ним соответствующих мер. Копия служебной записки о
направлении указанных документов в юридический отдел направляется
вышестоящему руководителю либо иному должностному лицу,
ответственному за соблюдение условий этого договора (вида договоров)
на уровне Администрации.
4.1.2. Централизованный учет и
хранение:
- договоров, указанных в п. 2.12.1
настоящего Положения, осуществляются КУМИ и бюро по защите
государственной тайны и мобилизационной работы;
- всех иных подлинных договоров
Администрации - юридическим отделом.
4.2. Все действующие договоры
хранятся в течение всего срока действия и в течение 3 (трех) лет по
истечении действия договора в юридическом отделе и КУМИ, после чего
сдаются на хранение в архив, где хранятся в течение срока,
установленного действующим законодательством РФ. Сроки и порядок
хранения для договоров, заключаемых бюро по защите государственной
тайны и мобилизационной работы, устанавливаются в соответствии с
действующим законодательством, регулирующим вопросы государственной
тайны и мобилизационной работы.
4.3. Юридический отдел, КУМИ, бюро по
защите государственной тайны и мобилизационной работы выдают копии
находящихся на хранении договоров, по запросам руководителей
структурных подразделений только по распоряжению начальника
юридического отдела, председателя КУМИ, начальника бюро по защите
государственной тайны и мобилизационной работы соответственно, а в
случаях особой значимости договора и конфиденциальности его условий -
только после согласования с главой местного самоуправления.
4.4. Контроль за выполнением
требований настоящего Положения осуществляет начальник юридического
отдела, председатель КУМИ, начальник бюро по защите государственной
тайны и мобилизационной работы соответственно каждый по своей
категории договоров.
4.5. Контроль за порядком заключения,
исполнения договоров и прекращением обязательств, возникших из них,
осуществляют руководители структурных подразделений.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И
ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
5.1. Ответственность
за разработку, актуализацию, анализ, контроль и улучшение процесса,
регулируемого настоящим Положением, а также за соответствие всех
заключаемых договоров требованиям действующего законодательства несет
начальник юридического отдела.
5.2. Ответственность за деятельность
при заключении, анализе и выполнении договоров, установленную
настоящим Положением, несут должностные лица, руководители
структурных подразделений и сотрудники Администрации, участвующие в
этом процессе в пределах своей компетенции.
5.3. Ответственными за соблюдение
требований настоящего Положения, предъявляемых к оформлению, учету и
хранению договоров, являются руководители структурных подразделений
Администрации.
5.4. Настоящее Положение оформляется
в двух подлинных экземплярах, один из которых хранятся в отделе
организации и контроля, а второй - в юридическом отделе.
Отдел организации и контроля обязан
размножить и направить настоящее Положение всем службам и
подразделениям Администрации.
5.5. Актуализация настоящего
Положения проводится по мере необходимости юридическим отделом.
5.6. Срок хранения Положения после
его отмены или переиздания 3 года в юридическом отделе. По истечении
этого срока экземпляр Положения, хранящийся в юридическом отделе,
подлежит уничтожению, а контрольный экземпляр, хранящийся в отделе
организации и контроля, сдается в архив в установленном порядке и
сроки.
Приложение 1
к положению
"Порядок заключения договоров"
ФОРМА
ЖУРНАЛА УЧЕТА И РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ
ДОГОВОРОВ
№
п/п
|
Дата,
входящий
номер
оферты
|
Регистрационный
номер, дата
регистрации
договора
|
Наименование
контрагента,
город
|
Предмет
договора |
Вид
договора |
Срок
действия
договора |
Цена
договора |
Подраз-
деление-
исполни-
тель
договора |
Дата сдачи
подлинного
договора
|
Комплект-
ность
договора
|
Примечание |
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение 2
к положению
"Порядок заключения договоров"
ФОРМА
ЖУРНАЛА УЧЕТА И РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ
ДОГОВОРОВ
№
п/п |
Регистрационный
номер, дата
регистрации
договора
|
Наименование
контрагента,
город
|
Предмет
договора |
Вид
договора |
Срок
действия
договора |
Цена
договора |
Подразделение -
исполнитель
договора
|
Дата сдачи
подлинного
договора в
юр. отдел
|
Комплектность
договора
|
Примечание |
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение 3
к положению
"Порядок заключения договоров"
ФОРМА
ЖУРНАЛА УЧЕТА ДОГОВОРОВ
(в подразделениях-исполнителях)
№
п/п |
Регистрационный
номер, дата
регистрации
договора (в
юридическом
отделе)
|
Наименование
контрагента,
город
|
Предмет
договора |
Вид
договора |
Срок
действия
договора |
Цена
договора |
Примечание |
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
